Contoh Surat Peringatan Karyawan Tidak Disiplin – Kamu pasti sudah nggak asing lagi dengan istilah surat peringatan, kan? Yap, surat peringatan sering digunakan oleh perusahaan untuk menegur karyawan yang tidak disiplin atau melanggar aturan perusahaan.
Tapi, bagaimana sih sebenarnya contoh surat peringatan karyawan tidak disiplin? Gimana cara membuatnya? Tenang, di artikel ini, kita akan bahas secara lengkap! Kamu nggak perlu bingung lagi karena semuanya akan kita kupas tuntas di sini. Yuk, simak sampai habis!
Daftar Isi
Apa Itu Surat Peringatan Karyawan?
Surat peringatan karyawan adalah sebuah dokumen resmi yang diberikan oleh perusahaan kepada karyawan yang dinilai telah melakukan pelanggaran terhadap peraturan perusahaan. Biasanya, surat ini digunakan sebagai langkah awal sebelum tindakan lebih lanjut, seperti pemutusan hubungan kerja (PHK).
Surat peringatan ini biasanya terdiri dari beberapa tingkatan, mulai dari Surat Peringatan 1 (SP1), Surat Peringatan 2 (SP2), hingga Surat Peringatan 3 (SP3). Semakin tinggi tingkat peringatan, maka semakin besar pula risikonya bagi karyawan.
Kenapa Surat Peringatan Itu Penting?
Mengeluarkan surat peringatan bukan sekadar formalitas, lho! Ini adalah cara yang adil dan sistematis untuk memberikan peringatan kepada karyawan yang tidak disiplin. Selain itu, surat peringatan juga bisa menjadi alat untuk:
- Menjaga keteraturan di perusahaan: Dengan memberikan teguran yang jelas, perusahaan bisa menjaga agar seluruh karyawan tetap mengikuti aturan yang ada.
- Dokumentasi resmi: Surat ini juga bisa jadi bukti di kemudian hari kalau ada masalah yang lebih serius terkait perilaku karyawan.
- Memberi kesempatan perbaikan: Dengan adanya surat peringatan, karyawan diberi kesempatan untuk memperbaiki perilaku sebelum berakhir dengan tindakan yang lebih serius seperti PHK.
Langkah-Langkah Membuat Surat Peringatan Karyawan Tidak Disiplin
Nah, kalau kamu adalah seorang HR atau pemilik usaha yang perlu membuat surat peringatan, jangan khawatir! Berikut ini adalah langkah-langkah mudah yang bisa kamu ikuti untuk membuat surat peringatan karyawan yang efektif dan sah.
1. Kenali Pelanggaran yang Dilakukan Karyawan
Pertama, kamu perlu mengidentifikasi dengan jelas pelanggaran apa yang sudah dilakukan oleh karyawan. Misalnya, apakah ia sering datang terlambat, tidak menyelesaikan pekerjaan tepat waktu, atau mungkin melakukan tindakan yang melanggar etika kerja?
2. Tentukan Jenis Surat Peringatan yang Akan Diberikan
Seperti yang sudah disebutkan sebelumnya, ada beberapa tingkatan surat peringatan. Apakah ini peringatan pertama (SP1), peringatan kedua (SP2), atau sudah sampai peringatan ketiga (SP3)? Pastikan kamu memilih tingkatan yang sesuai dengan pelanggaran yang dilakukan.
3. Tuliskan Detail Perilaku yang Tidak Disiplin
Di dalam surat, kamu perlu menuliskan secara jelas perilaku apa yang dinilai tidak disiplin. Ini penting agar karyawan paham letak kesalahannya dan tidak mengulangi di masa mendatang.
4. Sertakan Batas Waktu untuk Perbaikan
Berikan batas waktu yang jelas bagi karyawan untuk memperbaiki kesalahan. Misalnya, berikan waktu 30 hari bagi karyawan untuk memperbaiki sikap dan perilakunya.
5. Cantumkan Konsekuensi Jika Tidak Ada Perbaikan
Agar lebih tegas, kamu perlu mencantumkan konsekuensi jika karyawan tidak memperbaiki perilaku dalam batas waktu yang ditentukan. Misalnya, jika tidak ada perbaikan, maka surat peringatan selanjutnya akan dikeluarkan, hingga berujung pada PHK.
Struktur Surat Peringatan yang Efektif
Agar surat peringatan karyawan tidak disiplin yang kamu buat tampak profesional dan jelas, berikut adalah struktur yang bisa kamu ikuti:
- Kop Surat Perusahaan: Tempatkan logo, nama perusahaan, dan alamat di bagian atas surat.
- Nomor Surat: Setiap surat peringatan harus memiliki nomor surat yang resmi.
- Tanggal Surat: Cantumkan tanggal surat dibuat.
- Tujuan Surat: Nama karyawan yang menerima surat peringatan, beserta jabatannya.
- Isi Surat: Uraikan pelanggaran yang dilakukan, konsekuensi, dan saran perbaikan.
- Penutup: Berikan salam penutup serta tanda tangan dari pihak HRD atau atasan yang berwenang.
5 Contoh Surat Peringatan Karyawan Tidak Disiplin
Nah, biar kamu lebih paham, berikut ini kami berikan 5 contoh surat peringatan karyawan tidak disiplin yang bisa kamu jadikan acuan.
Contoh Surat Peringatan 1 (SP1)
PT Maju Jaya Bersama
Jl. Kemajuan No. 45, Jakarta
Telp: (021) 12345678
Nomor: SP/01/HRD/2024
Perihal: Surat Peringatan Pertama
Kepada Yth,
Bapak/Ibu [Nama Karyawan]
Posisi: [Posisi Karyawan]
Di Tempat
Dengan hormat,
Berdasarkan evaluasi kami terhadap kinerja Bapak/Ibu selama tiga bulan terakhir, ditemukan bahwa Bapak/Ibu sering datang terlambat melebihi toleransi waktu yang diberikan oleh perusahaan.
Sebagai upaya untuk menjaga kedisiplinan, maka kami mengeluarkan Surat Peringatan Pertama ini.
Kami berharap Bapak/Ibu dapat memperbaiki kedisiplinan kerja dalam waktu 30 hari sejak surat ini diterima. Jika tidak ada perbaikan, maka kami akan memberikan surat peringatan selanjutnya.
Terima kasih atas perhatian dan kerjasamanya.
Hormat kami,
[Nama HRD]
Manajer HRD
Contoh Surat Peringatan 2 (SP2)
PT Maju Jaya Bersama
Jl. Kemajuan No. 45, Jakarta
Telp: (021) 12345678
Nomor: SP/02/HRD/2024
Perihal: Surat Peringatan Kedua
Kepada Yth,
Bapak/Ibu [Nama Karyawan]
Posisi: [Posisi Karyawan]
Di Tempat
Dengan hormat,
Sehubungan dengan tidak adanya perbaikan disiplin dari Bapak/Ibu meskipun telah diberikan Surat Peringatan Pertama, maka dengan ini kami sampaikan Surat Peringatan Kedua.
Kami menegaskan bahwa jika tidak ada perubahan dalam waktu 15 hari ke depan, maka kami akan mempertimbangkan untuk mengambil tindakan lebih lanjut sesuai dengan peraturan perusahaan.
Terima kasih atas perhatian Anda.
Hormat kami,
[Nama HRD]
Manajer HRD
Contoh Surat Peringatan 3 (SP3)
PT Maju Jaya Bersama
Jl. Kemajuan No. 45, Jakarta
Telp: (021) 12345678
Nomor: SP/03/HRD/2024
Perihal: Surat Peringatan Ketiga
Kepada Yth,
Bapak/Ibu [Nama Karyawan]
Posisi: [Posisi Karyawan]
Di Tempat
Dengan hormat,
Dengan sangat menyesal, kami mengeluarkan Surat Peringatan Ketiga ini sebagai tindak lanjut dari pelanggaran disiplin yang terus berlanjut. Jika tidak ada perubahan dalam waktu 7 hari, maka kami akan mengajukan PHK sesuai dengan peraturan yang berlaku.
Terima kasih atas perhatian Anda.
Hormat kami,
[Nama HRD]
Manajer HRD
Contoh Surat Peringatan untuk Karyawan Sering Telat
PT Maju Jaya Bersama
Jl. Kemajuan No. 45, Jakarta
Telp: (021) 12345678
Nomor: SP/TLT/HRD/2024
Perihal: Surat Peringatan Terkait Keterlambatan
Kepada Yth,
Bapak/Ibu [Nama Karyawan]
Posisi: [Posisi Karyawan]
Di Tempat
Dengan hormat,
Kami telah melakukan evaluasi terhadap jam kedatangan Bapak/Ibu dalam satu bulan terakhir dan menemukan bahwa Anda telah terlambat datang ke kantor sebanyak 10 kali.
Sebagai upaya pembinaan, kami mengeluarkan Surat Peringatan ini. Mohon agar Bapak/Ibu dapat memperbaiki keterlambatan ini dalam waktu 30 hari.
Hormat kami,
[Nama HRD]
Manajer HRD
Contoh Surat Peringatan Karyawan Terkait Etika Kerja
PT Maju Jaya Bersama
Jl. Kemajuan No. 45, Jakarta
Telp: (021) 12345678
Nomor: SP/ETK/HRD/2024
Perihal: Surat Peringatan Terkait Pelanggaran
Etika Kerja
Kepada Yth,
Bapak/Ibu [Nama Karyawan]
Posisi: [Posisi Karyawan]
Di Tempat
Dengan hormat,
Kami menemukan adanya pelanggaran terhadap etika kerja perusahaan yang dilakukan oleh Bapak/Ibu. Untuk itu, kami memberikan Surat Peringatan ini dengan harapan Bapak/Ibu dapat memperbaiki perilaku tersebut dalam waktu 15 hari.
Jika tidak ada perubahan, kami akan mengambil tindakan lebih lanjut.
Hormat kami,
[Nama HRD]
Manajer HRD
Baca Juga: 7 Contoh Surat Izin Cuti Umroh Berbagai Format Resmi
Sekarang, kamu sudah tahu bagaimana cara membuat surat peringatan karyawan tidak disiplin dan beberapa contoh surat yang bisa kamu gunakan. Ingat, surat peringatan bukan hanya alat untuk menegur, tetapi juga memberi kesempatan bagi karyawan untuk memperbaiki diri. Semoga informasi dan contoh surat peringatan karyawan tidak disiplin di atas bisa membantu kamu dalam menjaga kedisiplinan di lingkungan kerja.
Selamat mencoba, dan semoga sukses!
