Contoh surat tembusan kegiatan – Kamu pernah dengar istilah “surat tembusan”? Nah, kalau kamu sering berurusan dengan kegiatan formal seperti acara kampus, organisasi, atau komunitas, surat tembusan kegiatan pasti udah nggak asing lagi. Surat ini biasanya digunakan untuk memberikan salinan informasi kepada pihak lain yang perlu tahu tentang sebuah kegiatan.
Tapi, apa sih sebenarnya surat tembusan itu, gimana cara membuatnya, dan apa aja yang harus ada di dalamnya? Tenang aja, di artikel ini kita bakal bahas semua hal yang perlu kamu tahu tentang surat tembusan kegiatan. Siap? Yuk, simak sampai habis!
Daftar Isi
Apa Itu Surat Tembusan Kegiatan?
Sebelum masuk ke contoh surat tembusan kegiatan, yuk kita bahas dulu pengertian dari surat ini. Surat tembusan kegiatan adalah surat yang dibuat sebagai pemberitahuan atau salinan resmi dari surat utama kepada pihak yang tidak terlibat langsung tetapi perlu mengetahui informasi tersebut. Biasanya, surat tembusan dikirim kepada atasan, pihak institusi, atau orang-orang yang punya wewenang terkait.
Surat ini berfungsi sebagai pemberitahuan formal, menjaga komunikasi tetap lancar, dan memberi informasi secara transparan kepada pihak-pihak yang berkepentingan. Misalnya, kamu bikin acara seminar di kampus, surat utama mungkin kamu tujukan kepada pembicara, tapi surat tembusan bisa dikirimkan kepada dekan atau rektor sebagai bentuk pemberitahuan.
Kenapa Surat Tembusan Penting?
Surat tembusan itu penting banget buat memastikan semua pihak yang relevan tahu dan bisa ikut terlibat atau sekadar mengawasi. Misalnya, kalau kamu mengadakan kegiatan di sekolah, pihak kepala sekolah perlu tahu meskipun mungkin tidak langsung terlibat. Jadi, dengan adanya surat tembusan, komunikasi formal tetap berjalan dengan baik tanpa ada yang ketinggalan informasi penting.
Cara Membuat Surat Tembusan Kegiatan yang Benar
Buat kamu yang belum pernah bikin surat tembusan, nggak perlu khawatir. Bikin surat tembusan kegiatan sebenarnya gampang kok, asal kamu tahu langkah-langkahnya. Yuk, ikuti tutorial berikut:
1. Gunakan Format Surat Resmi
Surat tembusan adalah surat formal, jadi kamu harus mengikuti aturan baku dalam menulis surat resmi. Berikut ini elemen-elemen yang perlu ada:
- Kop Surat: Jika surat dikirim oleh instansi atau organisasi, gunakan kop surat yang mencantumkan nama, logo, alamat, dan kontak yang jelas.
- Tanggal: Tulis tanggal saat surat dibuat.
- Nomor Surat: Cantumkan nomor surat sesuai dengan aturan atau standar organisasi.
- Lampiran dan Hal: Jika ada dokumen yang dilampirkan, jangan lupa menuliskannya.
- Isi Surat: Jelaskan maksud dan tujuan dari surat serta informasi yang ingin disampaikan.
- Tembusan: Di bagian bawah surat, tuliskan daftar pihak-pihak yang menerima tembusan.
- Tanda Tangan: Pastikan surat tembusan ditandatangani oleh pihak yang bertanggung jawab.
2. Gunakan Bahasa Formal dan Sopan
Karena surat tembusan adalah surat resmi, pastikan kamu menggunakan bahasa yang formal, sopan, dan jelas. Hindari penggunaan kata-kata yang tidak baku atau terlalu kasual.
3. Sertakan Informasi Kegiatan Secara Jelas
Jangan lupa untuk menyertakan informasi mengenai kegiatan yang dimaksud. Sebutkan nama kegiatan, waktu pelaksanaan, tempat, serta detail penting lainnya.
4. Tentukan Pihak yang Menerima Tembusan
Setelah surat utama dibuat, kamu perlu menambahkan bagian tembusan yang ditujukan kepada pihak-pihak terkait. Biasanya ditulis di bagian bawah surat.
Contoh Surat Tembusan Kegiatan
Nah, biar kamu nggak bingung, berikut ini ada beberapa contoh surat tembusan kegiatan yang bisa kamu gunakan sebagai referensi. Kita kasih 7 contoh sekaligus ya, biar makin lengkap!
Contoh Surat Tembusan Kegiatan 1: Surat Tembusan Seminar Kampus
[Kop Surat]
Nomor: 001/SMR/2024
Lampiran: –
Hal: Permohonan Izin Pelaksanaan Seminar
Kepada Yth.,
Dekan Fakultas Ilmu Sosial
Universitas Indonesia
Di Tempat
Dengan hormat,
Sehubungan dengan rencana pelaksanaan seminar nasional bertajuk “Peluang Kerja di Era Digital”, kami dari Badan Eksekutif Mahasiswa (BEM) Fakultas Ilmu Sosial bermaksud memohon izin untuk menggunakan Aula Fakultas pada:
Hari/Tanggal: Sabtu, 12 Oktober 2024
Waktu: Pukul 09.00 – 13.00 WIB
Tempat: Aula Fakultas Ilmu Sosial
Kami berharap Bapak/Ibu dapat memberikan izin untuk kegiatan tersebut. Kami juga mengirimkan tembusan surat ini kepada pihak-pihak terkait sebagai bentuk pemberitahuan.
Atas perhatian dan izinnya, kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
Ketua BEM Fakultas Ilmu Sosial
(Nama Ketua BEM)
Tembusan:
- Rektor Universitas Indonesia
- Kepala Bagian Umum Fakultas Ilmu Sosial
Contoh Surat Tembusan Kegiatan 2: Surat Tembusan Kegiatan Bakti Sosial
[Kop Surat]
Nomor: 045/BS/2024
Lampiran: –
Hal: Permohonan Izin Kegiatan Bakti Sosial
Kepada Yth.,
Lurah Kelurahan Mekar Sari
Di Tempat
Dengan hormat,
Dalam rangka memperingati Hari Kesehatan Nasional, kami dari Karang Taruna Kelurahan Mekar Sari bermaksud untuk mengadakan kegiatan bakti sosial di wilayah kelurahan pada:
Hari/Tanggal: Minggu, 20 November 2024
Waktu: Pukul 08.00 – 14.00 WIB
Tempat: Balai Kelurahan Mekar Sari
Kegiatan ini bertujuan untuk meningkatkan kesadaran masyarakat akan pentingnya hidup sehat. Kami mengirimkan tembusan surat ini kepada pihak-pihak terkait sebagai bentuk pemberitahuan.
Atas izin dan dukungannya, kami sampaikan terima kasih.
Hormat kami,
Ketua Karang Taruna
(Nama Ketua Karang Taruna)
Tembusan:
- Camat Kecamatan Setiabudi
- Ketua RW 04 Kelurahan Mekar Sari
Contoh Surat Tembusan Kegiatan 3: Surat Tembusan Kegiatan Workshop Pelatihan
[Kop Surat]
Nomor: 120/WKS/2024
Lampiran: –
Hal: Permohonan Izin Pelatihan
Kepada Yth.,
Direktur Utama PT. Makmur Jaya
Di Tempat
Dengan hormat,
Sehubungan dengan pelaksanaan workshop pelatihan “Digital Marketing”, kami dari bagian HRD bermaksud untuk meminta izin menggunakan ruang rapat lantai 2 pada:
Hari/Tanggal: Selasa, 5 Desember 2024
Waktu: Pukul 10.00 – 16.00 WIB
Tempat: Ruang Rapat Lantai 2 PT. Makmur Jaya
Kami juga menyampaikan tembusan surat ini kepada manajer divisi yang terkait sebagai bentuk pemberitahuan.
Atas izin dan kerja samanya, kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
Kepala HRD
(Nama Kepala HRD)
Tembusan:
- Manajer Divisi Pemasaran
- Manajer Divisi Keuangan
Contoh Surat Tembusan Kegiatan 4: Surat Tembusan Acara Perlombaan Sekolah
[Kop Surat]
Nomor: 011/PLS/2024
Lampiran: –
Hal: Permohonan Izin Perlombaan Sekolah
Kepada Yth.,
Kepala Sekolah SMP Harapan Bangsa
Di Tempat
Dengan hormat,
Dalam rangka memperingati Hari Pahlawan, kami dari OSIS SMP Harapan Bangsa bermaksud untuk mengadakan perlombaan antar kelas pada:
Hari/Tanggal: Senin, 10 November 2024
Waktu: Pukul 08.00 – 12.00 WIB
Tempat: Lapangan SMP Harapan Bangsa
Kami juga memberikan tembusan kepada pihak terkait sebagai bentuk pemberitahuan.
Terima kasih atas perhatian dan izinnya.
Hormat kami,
Ketua OSIS
(Nama Ketua OSIS)
Tembusan:
- Wakil Kepala Sekolah
- Ketua Panitia Acara
Contoh Surat Tembusan Kegiatan 5: Surat Tembusan Kegiatan Rapat Kantor
[Kop Surat]
Nomor: 250/RPK/2024
Lampiran: –
Hal: Pemberitahuan Rapat Koordinasi
Kepada Yth.,
Manajer Operasional
PT. Sukses Abadi
Di Tempat
Dengan hormat,
Kami bermaksud untuk mengadakan rapat koordinasi internal yang akan diselenggarakan pada:
Hari/Tanggal: Rabu, 12 Desember 2024
Waktu: Pukul 09.00 – 11.00 WIB
Tempat: Ruang Rapat Utama
Demikian pemberitahuan ini kami sampaikan. Surat ini juga kami sampaikan tembusannya kepada pihak terkait.
Hormat kami,
Sekretaris Perusahaan
(Nama Sekretaris)
Tembusan:
- Direktur Utama PT. Sukses Abadi
- Kepala Divisi HRD
Baca Juga: Contoh Surat Keterangan Aktif Mengajar Dan Cara Membuat
Itulah tadi contoh surat tembusan kegiatan beserta tutorial cara membuatnya. Kamu bisa menyesuaikan format surat sesuai dengan kebutuhan dan situasi. Pastikan kamu selalu menyertakan informasi yang jelas dan tembusan kepada pihak-pihak yang relevan agar komunikasi berjalan lancar.
Dengan mempelajari contoh-contoh surat tembusan kegiatan di atas, kamu sekarang pasti bisa membuat surat tembusan sendiri dengan baik. Gimana, sudah siap bikin surat tembusanmu sendiri? Jangan ragu untuk mempraktikkan tutorial ini ya!
