Surat pengantar perusahaan mungkin sudah sering Kamu dengar, apalagi kalau Kamu bekerja di bidang administrasi atau memiliki peran dalam urusan surat-menyurat perusahaan. Surat ini punya peran penting lho, terutama dalam memperkenalkan dokumen atau barang yang dikirimkan oleh suatu perusahaan kepada pihak lain. Nah, kalau Kamu lagi cari tahu cara membuat surat pengantar perusahaan yang baik dan benar, Kamu berada di artikel yang tepat!
Di sini, kita bakal bahas lengkap tentang cara membuat surat pengantar perusahaan, serta memberikan 5 contoh surat pengantar perusahaan dalam format yang berbeda-beda. Jadi, Kamu bisa sesuaikan dengan kebutuhan Kamu. Yuk, langsung kita mulai!
Daftar Isi
Apa Itu Surat Pengantar Perusahaan?
Sebelum Kamu belajar cara membuatnya, penting buat Kamu tahu dulu apa itu surat pengantar perusahaan. Surat pengantar perusahaan adalah dokumen resmi yang biasanya digunakan oleh perusahaan untuk memperkenalkan atau memberi informasi terkait pengiriman barang, dokumen, atau informasi penting lainnya kepada pihak eksternal.
Fungsi utama dari surat ini adalah memberikan kejelasan terkait maksud pengiriman sehingga penerima tidak kebingungan. Surat pengantar juga bisa meningkatkan profesionalitas perusahaan Kamu karena dengan surat ini, pihak penerima bisa menilai bahwa perusahaan Kamu serius dan terorganisir dengan baik.
Kenapa Surat Pengantar Perusahaan Penting?
Mungkin Kamu bertanya-tanya, kenapa sih surat pengantar perusahaan itu penting? Ada beberapa alasan mengapa surat ini sangat dibutuhkan dalam operasional perusahaan:
- Sebagai alat komunikasi formal – Surat pengantar memfasilitasi komunikasi resmi antara perusahaan dengan pihak lain.
- Memberi kejelasan maksud pengiriman – Surat ini menjelaskan maksud dan tujuan dokumen atau barang yang dikirimkan, sehingga penerima bisa memahami konteks pengiriman.
- Menunjukkan profesionalisme – Perusahaan yang menggunakan surat pengantar memberikan kesan lebih profesional dan terstruktur.
Cara Membuat Surat Pengantar Perusahaan yang Baik
Membuat surat pengantar perusahaan sebenarnya tidak sulit kok, asalkan Kamu tahu unsur-unsur penting yang harus ada di dalamnya. Berikut langkah-langkah mudah yang bisa Kamu ikuti:
1. Gunakan Kop Surat Perusahaan
Setiap surat pengantar resmi harus mencantumkan kop surat perusahaan. Kop surat ini mencakup logo perusahaan, nama, alamat, nomor telepon, dan kontak lainnya. Kop surat memberikan kesan profesional dan memudahkan penerima untuk menghubungi perusahaan Kamu.
2. Cantumkan Tanggal dan Nomor Surat
Jangan lupa untuk mencantumkan tanggal pembuatan surat serta nomor surat. Nomor surat ini sangat penting, terutama jika Kamu mengirimkan surat dalam jumlah besar atau untuk kebutuhan administrasi di kemudian hari.
3. Tujuan Surat
Sertakan informasi kepada siapa surat ditujukan, misalnya nama penerima, jabatannya, serta alamat lengkap perusahaan atau organisasi penerima. Ini akan memudahkan surat sampai ke pihak yang tepat.
4. Isi Surat
Bagian ini merupakan inti dari surat pengantar. Tuliskan maksud dan tujuan pengiriman barang atau dokumen, sertakan detail barang atau dokumen yang dikirimkan, serta jelaskan apa yang perlu dilakukan oleh penerima surat.
5. Tanda Tangan dan Cap Perusahaan
Setiap surat pengantar resmi harus ditandatangani oleh pihak yang berwenang dan dicap dengan stempel perusahaan. Ini untuk memastikan keabsahan surat yang Kamu kirimkan.
Struktur Surat Pengantar Perusahaan
Untuk memudahkan Kamu dalam membuat surat pengantar perusahaan, berikut struktur umum yang bisa Kamu ikuti:
- Kop Surat Perusahaan
- Tanggal dan Nomor Surat
- Tujuan Surat (Nama dan Alamat Penerima)
- Pembuka Surat
- Isi Surat
- Penutup Surat
- Tanda Tangan dan Stempel Perusahaan
Contoh Surat Pengantar Perusahaan
Setelah Kamu tahu cara membuatnya, sekarang kita masuk ke bagian yang Kamu tunggu-tunggu, yaitu contoh-contoh surat pengantar perusahaan. Di sini, kita akan memberikan 5 contoh surat pengantar perusahaan dengan format yang berbeda-beda, sehingga Kamu bisa menyesuaikannya dengan keperluan Kamu.
Contoh 1: Surat Pengantar Pengiriman Barang
PT Sejahtera Jaya
Jl. Melati No. 45, Jakarta
Telp: (021) 123456
Jakarta, 25 September 2024
No: 001/SP/IX/2024
Kepada Yth,
Manajer Gudang PT Makmur Sentosa
Jl. Anggrek No. 78, Bandung
Dengan hormat,
Bersama surat ini, kami mengirimkan barang berupa 10 unit komputer yang dipesan oleh perusahaan Anda. Barang tersebut dikirimkan menggunakan jasa ekspedisi Jaya Express dan diperkirakan akan sampai dalam waktu 3 hari kerja.
Kami harap barang diterima dengan baik. Apabila terdapat kerusakan atau hal lain terkait pengiriman, mohon hubungi kami di nomor (021) 123456.
Hormat kami,
PT Sejahtera Jaya
[ Tanda Tangan ]
Direktur Operasional
Contoh 2: Surat Pengantar Dokumen
PT ABC Konsultan
Jl. Merpati No. 23, Surabaya
Telp: (031) 654321
Surabaya, 26 September 2024
No: 045/SP/IX/2024
Kepada Yth,
Bagian Keuangan PT Globalindo
Jl. Mawar No. 90, Jakarta
Dengan hormat,
Bersama surat ini, kami mengirimkan dokumen laporan keuangan bulan Agustus 2024. Mohon diperiksa dengan seksama dan segera berikan konfirmasi apabila sudah diterima.
Kami mengucapkan terima kasih atas kerja sama yang baik selama ini.
Hormat kami,
PT ABC Konsultan
[ Tanda Tangan ]
Manager Keuangan
Contoh 3: Surat Pengantar Pengiriman Proposal
PT Maju Bersama
Jl. Sakura No. 88, Yogyakarta
Telp: (0274) 987654
Yogyakarta, 27 September 2024
No: 102/SP/IX/2024
Kepada Yth,
Direktur PT Cemerlang Jaya
Jl. Cemara No. 67, Malang
Dengan hormat,
Bersama surat ini kami lampirkan proposal kerja sama yang telah kami susun sesuai dengan permintaan perusahaan Anda. Kami berharap proposal ini dapat dipertimbangkan, dan kami siap untuk melakukan presentasi lebih lanjut apabila diperlukan.
Atas perhatian dan kerja sama yang baik, kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
PT Maju Bersama
[ Tanda Tangan ]
Direktur Utama
Contoh 4: Surat Pengantar Pengiriman Faktur
CV Sinar Terang
Jl. Cemara No. 21, Denpasar
Telp: (0361) 876543
Denpasar, 28 September 2024
No: 209/SP/IX/2024
Kepada Yth,
Bagian Keuangan PT Surya Abadi
Jl. Kamboja No. 55, Makassar
Dengan hormat,
Bersama surat ini kami mengirimkan faktur untuk pembayaran pengiriman barang pada tanggal 20 September 2024 sebesar Rp 15.000.000,-. Mohon pembayaran dapat dilakukan sesuai dengan syarat yang tertera dalam faktur.
Terima kasih atas kerja samanya.
Hormat kami,
CV Sinar Terang
[ Tanda Tangan ]
Manager Penjualan
Contoh 5: Surat Pengantar Pengiriman Sertifikat
PT Tunas Harapan
Jl. Kenanga No. 30, Medan
Telp: (061) 7654321
Medan, 29 September 2024
No: 315/SP/IX/2024
Kepada Yth,
Direktur PT Sejahtera Abadi
Jl. Mawar No. 100, Palembang
Dengan hormat,
Kami mengirimkan sertifikat penghargaan yang telah diperoleh oleh perusahaan Anda dalam acara penghargaan “Best Company 2024”. Mohon diperiksa dan simpan sertifikat ini sebagai bentuk apresiasi atas kontribusi Anda.
Terima kasih atas kerja sama selama ini.
Hormat kami,
PT Tunas Harapan
[ Tanda Tangan ]
Direktur Utama
Baca Juga: 7 Contoh Surat Pemberitahuan Perusahaan untuk Berbagai Situasi Penting
Sekarang Kamu sudah tahu cara membuat surat pengantar perusahaan dan sudah melihat contoh surat pengantar perusahaan dalam berbagai format. Surat pengantar ini sangat penting untuk memperkuat komunikasi formal antara perusahaan Kamu dengan pihak eksternal. Jangan lupa untuk selalu mencantumkan kop surat, tanggal, tujuan, dan tanda tangan supaya surat pengantar Kamu terlihat profesional dan resmi.
Jadi, tunggu apa lagi? Yuk, coba buat surat pengantar perusahaan Kamu sendiri sekarang juga!
