8 Contoh Surat Perintah Perjalanan Dinas untuk Berbagai Profesi

Dalam dunia kerja, Surat Perintah Perjalanan Dinas (SPPD) adalah dokumen yang sangat penting. Bagi kamu yang sering bepergian untuk keperluan kantor atau dinas, surat ini pasti sudah tak asing lagi. Tapi, bagaimana kalau kamu diminta membuatnya sendiri? Jangan khawatir, artikel ini akan membahas tuntas tentang apa itu SPPD, cara membuatnya, serta memberikan contoh surat perintah perjalanan dinas dalam berbagai format yang menarik!

Langsung saja, kita mulai dari pengertian dasar hingga contoh surat-surat yang bisa kamu gunakan!

Apa Itu Surat Perintah Perjalanan Dinas?

Surat Perintah Perjalanan Dinas (SPPD) adalah dokumen resmi yang dikeluarkan oleh sebuah instansi, perusahaan, atau organisasi untuk memerintahkan seseorang, biasanya karyawan, untuk melakukan perjalanan dalam rangka tugas atau keperluan dinas. Surat ini penting untuk memberi bukti resmi bahwa perjalanan yang dilakukan adalah atas dasar perintah perusahaan, bukan keinginan pribadi.

SPPD juga memiliki beberapa fungsi, antara lain:

• Sebagai dasar hukum atau legitimasi perjalanan dinas.
• Memberikan kejelasan mengenai tujuan dan lama perjalanan.
• Menyertakan rincian seperti biaya yang akan ditanggung oleh perusahaan.

Kenapa Surat Perintah Perjalanan Dinas Penting?

Mungkin kamu bertanya-tanya, kenapa sih SPPD begitu penting? Jawabannya sederhana: karena ini adalah dasar hukum perjalanan dinas. Tanpa SPPD, karyawan yang melakukan perjalanan untuk keperluan dinas bisa kesulitan dalam mengklaim biaya atau tunjangan perjalanan. Selain itu, surat ini juga menjadi acuan bagi instansi untuk mencatat dan melacak anggaran yang dikeluarkan selama perjalanan tersebut.

Jadi, jika kamu diminta untuk membuat surat ini, kamu sedang memegang tanggung jawab yang besar. Maka, penting sekali untuk menyusunnya dengan benar dan mengikuti format yang ada.

Struktur Surat Perintah Perjalanan Dinas

Sebelum kita masuk ke contoh surat perintah perjalanan dinas, ada baiknya kita mengenal dulu struktur dasar dari SPPD. Biasanya, surat ini memiliki elemen-elemen penting sebagai berikut:

1. Kop Surat
   Di bagian atas surat, kop surat menjadi tanda resmi instansi atau perusahaan yang mengeluarkan surat.
2. Nomor Surat
   Setiap SPPD harus memiliki nomor surat yang berguna untuk pendataan dan arsip.
3. Tanggal Surat
   Tanggal dikeluarkannya surat sangat penting untuk menandai keabsahan dokumen.
4. Nama dan Jabatan Penerima Tugas
   Di sini, kamu harus mencantumkan siapa yang akan menjalankan tugas dinas tersebut.
5. Tujuan dan Waktu Perjalanan
   Jelaskan dengan detail kemana perjalanan dilakukan dan kapan waktu keberangkatan serta pulangnya.
6. Rincian Tugas
   Sertakan penjelasan singkat mengenai tugas yang harus dilakukan selama perjalanan dinas tersebut.
7. Biaya yang Ditanggung
   Biasanya, ada rincian mengenai biaya yang akan ditanggung oleh perusahaan, seperti biaya transportasi, akomodasi, dan uang saku.
8. Tanda Tangan dan Cap
   Surat perintah ini akan sah jika sudah ditandatangani oleh pihak yang berwenang dan diberi cap resmi perusahaan.

Cara Membuat Surat Perintah Perjalanan Dinas yang Baik

Membuat SPPD sebenarnya tidak sulit, asal kamu mengikuti format yang benar. Berikut adalah langkah-langkahnya:

1. Siapkan Format Surat
   Buatlah kop surat yang mencantumkan logo perusahaan serta alamat dan kontak resmi.
2. Cantumkan Nomor Surat
   Jangan lupa menuliskan nomor surat untuk kemudahan arsip dan pelacakan.
3. Isi Informasi Penting
   Sertakan nama karyawan, jabatan, tujuan perjalanan, dan tanggal keberangkatan.
4. Jelaskan Tugas
   Berikan penjelasan mengenai tugas yang harus dilakukan selama perjalanan.
5. Rincikan Biaya Perjalanan
   Jelaskan apa saja yang akan ditanggung oleh perusahaan, seperti tiket pesawat, hotel, atau uang saku.
6. Selesaikan dengan Tanda Tangan
   Terakhir, pastikan surat ini ditandatangani oleh atasan atau pimpinan perusahaan yang berwenang.

Contoh Surat Perintah Perjalanan Dinas

Sekarang kita sampai pada bagian yang paling ditunggu-tunggu, yaitu contoh surat perintah perjalanan dinas! Di bawah ini, kamu akan menemukan 8 contoh SPPD dalam berbagai format yang bisa kamu gunakan sebagai referensi.

1. Contoh Surat Perintah Perjalanan Dinas Sederhana

PT. Maju Jaya

Nomor: 123/SPPD/2024

Kepada Yth.
Nama: Budi Santoso
Jabatan: Manager Pemasaran

Dengan ini, kami memerintahkan Saudara untuk melakukan perjalanan dinas ke Surabaya pada tanggal 10-12 Oktober 2024 dalam rangka menghadiri rapat koordinasi pemasaran.

Biaya perjalanan akan ditanggung oleh perusahaan sesuai ketentuan yang berlaku.

Jakarta, 6 Oktober 2024

Tertanda,
(Andi Rahman)
Direktur Utama

2. Contoh Surat Perintah Perjalanan Dinas untuk Pegawai Pemerintah

PEMERINTAH KOTA BANDUNG

Nomor: 456/SPPD/2024

Diperintahkan kepada:
Nama: Irwan Hidayat
Jabatan: Kepala Bidang Pengawasan

Untuk melakukan perjalanan dinas ke Jakarta pada tanggal 15-17 Oktober 2024 dalam rangka menghadiri seminar nasional tentang pengawasan keuangan daerah.

Bandung, 5 Oktober 2024

Tertanda,
(Ahmad Setiawan)
Sekretaris Daerah

3. Contoh Surat Perintah Perjalanan Dinas dengan Rincian Biaya

PT. Sejahtera Abadi

Nomor: 789/SPPD/2024

Nama: Dedi Setiawan
Jabatan: Staf IT

Dengan ini, Saudara diminta untuk melakukan perjalanan dinas ke Yogyakarta pada tanggal 18-20 Oktober 2024 dalam rangka instalasi jaringan di kantor cabang.

Biaya yang ditanggung:

1. Tiket Pesawat PP
2. Akomodasi Hotel 2 malam
3. Uang saku sebesar Rp500.000 per hari

Jakarta, 7 Oktober 2024

Tertanda,
(Irma Dewi)
Kepala IT

4. Contoh Surat Perintah Perjalanan Dinas untuk Kegiatan Seminar

Universitas Indonesia

Nomor: 1010/SPPD/2024

Nama: Dr. Siti Rahmawati
Jabatan: Dosen

Dengan ini, diminta kepada Saudari untuk melakukan perjalanan dinas ke Bali pada tanggal 20-22 Oktober 2024 guna menghadiri seminar internasional pendidikan.

Depok, 8 Oktober 2024

Tertanda,
(Prof. Dr. Abdul Aziz)
Rektor

5. Contoh Surat Perintah Perjalanan Dinas dalam Rangka Studi Banding

PT. Inspirasi Mandiri

Nomor: 1212/SPPD/2024

Nama: Nurul Hikmah
Jabatan: Supervisor Keuangan

Kami perintahkan Saudari untuk melakukan perjalanan dinas ke Singapura pada tanggal 25-27 Oktober 2024 untuk keperluan studi banding sistem keuangan.

Biaya perjalanan sepenuhnya ditanggung oleh perusahaan.

Jakarta, 9 Oktober 2024

Tertanda,
(Sofyan Hadi)
Direktur Keuangan

6. Contoh Surat Perintah Perjalanan Dinas ke Luar Negeri

PT. Global Tech

Nomor: 1313/SPPD/2024

Nama: Michael Surya
Jabatan: CEO

Kami meminta Saudara untuk melakukan perjalanan dinas ke Tokyo, Jepang pada tanggal 1-5 November 2024 untuk mengikuti pameran teknologi.

Jakarta, 10 Oktober 2024

Tertanda,
(Muhammad Iqbal)
Chairman

7. Contoh Surat Perintah Perjalanan Dinas untuk Survey Proyek

PT. Mega Karya

Nomor: 1414/SPPD/2024

Nama: Fajar Prasetyo
Jabatan: Site Manager

Diperintahkan kepada Saudara untuk melakukan perjalanan dinas ke Medan pada tanggal 10-13 November 2024 guna melakukan survei lokasi proyek pembangunan.

Jakarta, 11 Oktober 2024

Tertanda,
(Ahmad Yusuf)
Direktur Proyek

8. Contoh Surat Perintah Perjalanan Dinas untuk Pelatihan

PT. Jaya Makmur

Nomor: 1515/SPPD/2024

Nama: Rina Amalia
Jabatan: Staf HRD

Dengan ini, Saudari diminta untuk menghadiri pelatihan pengembangan SDM di Bandung pada tanggal 5-7 November 2024.

Jakarta, 12 Oktober 2024

Tertanda,
(Arya Putra)
Manajer HRD

Baca Juga:

Setelah menyimak artikel ini, kamu sekarang sudah lebih paham tentang contoh surat perintah perjalanan dinas dan bagaimana cara membuatnya. Dari struktur dasar hingga contoh-contoh surat, semuanya sudah dibahas dengan lengkap. Kamu bisa menggunakan format yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan atau instansi tempat kamu bekerja.

Jadi, kalau suatu hari nanti kamu diminta membuat surat perintah perjalanan dinas, kamu sudah siap dan tidak bingung lagi, kan?

Selamat mencoba!