Contoh surat pemberitahuan perusahaan – Ketika kamu bekerja di perusahaan atau mengelola bisnis, pasti ada kalanya kamu harus mengirimkan surat pemberitahuan kepada pihak terkait. Surat pemberitahuan perusahaan ini penting banget untuk menjaga kelancaran komunikasi, baik itu untuk karyawan, mitra bisnis, atau bahkan pelanggan.
Tapi, gimana sih caranya bikin surat pemberitahuan yang baik dan benar? Yuk, kita bahas bareng-bareng cara membuatnya serta contoh-contoh surat pemberitahuan perusahaan yang bisa kamu jadikan referensi!
Daftar Isi
Apa Itu Surat Pemberitahuan Perusahaan?
Sebelum kita mulai belajar cara membuatnya, ada baiknya kita kenalan dulu dengan surat pemberitahuan perusahaan. Surat pemberitahuan perusahaan adalah surat resmi yang dikeluarkan oleh sebuah perusahaan untuk memberi informasi atau memberitahukan sesuatu kepada pihak lain. Biasanya, surat ini bisa berisi tentang perubahan kebijakan, pengumuman acara, atau pemberitahuan penting lainnya yang harus diketahui oleh penerima.
Surat pemberitahuan perusahaan penting banget karena menjadi alat komunikasi resmi yang menjaga profesionalitas dalam berbisnis. Selain itu, surat ini juga bisa menjadi bukti tertulis jika diperlukan di kemudian hari.
Cara Membuat Surat Pemberitahuan Perusahaan yang Baik dan Benar
Membuat surat pemberitahuan perusahaan sebenarnya nggak susah kok, asal kamu tahu poin-poin penting yang harus dimasukkan. Nah, berikut ini adalah langkah-langkah yang bisa kamu ikuti untuk membuat surat pemberitahuan perusahaan yang efektif.
1. Gunakan Kop Surat Perusahaan
Setiap surat resmi dari perusahaan harus menggunakan kop surat yang berisi logo, nama, alamat, dan kontak perusahaan. Hal ini bertujuan untuk menunjukkan identitas perusahaan secara jelas dan meningkatkan kredibilitas surat tersebut.
2. Cantumkan Tanggal Surat
Jangan lupa untuk menuliskan tanggal surat di bagian atas, tepat di bawah kop surat. Ini penting untuk menunjukkan kapan surat tersebut dikeluarkan dan bisa digunakan sebagai referensi waktu jika diperlukan.
3. Tujuan dan Penerima Surat
Sebutkan dengan jelas kepada siapa surat tersebut ditujukan. Kamu bisa mencantumkan nama individu atau posisi jabatan yang terkait dengan isi pemberitahuan. Ini akan memudahkan surat sampai ke orang yang tepat.
4. Sampaikan Isi Pemberitahuan dengan Jelas
Bagian ini adalah inti dari surat pemberitahuan perusahaan. Kamu harus menyampaikan pesan atau informasi yang ingin disampaikan secara singkat, padat, dan jelas. Pastikan informasi yang disampaikan mudah dimengerti dan tidak menimbulkan kebingungan.
5. Sertakan Detail Tindakan yang Diharapkan
Jika surat pemberitahuan tersebut memerlukan tindakan dari penerima, misalnya harus merespon atau mengikuti instruksi tertentu, sertakan informasi tersebut dengan jelas. Beri tahu penerima langkah-langkah yang harus dilakukan setelah membaca surat.
6. Tutup dengan Kalimat Formal
Setiap surat resmi harus ditutup dengan kalimat formal, seperti “Demikian pemberitahuan ini kami sampaikan, atas perhatian dan kerjasamanya kami ucapkan terima kasih.” Hal ini menunjukkan profesionalitas dan rasa hormat kepada penerima surat.
7. Tanda Tangan dan Nama Pengirim
Terakhir, jangan lupa mencantumkan nama, jabatan, dan tanda tangan pengirim di bagian bawah surat. Ini penting untuk memastikan keaslian dan keabsahan surat tersebut.
7 Contoh Surat Pemberitahuan Perusahaan yang Bisa Kamu Jadikan Referensi
Sekarang, setelah kamu paham gimana cara membuatnya, saatnya melihat contoh-contoh surat pemberitahuan perusahaan yang bisa kamu jadikan referensi. Setiap contoh ini disesuaikan dengan situasi yang berbeda-beda, jadi kamu tinggal pilih yang paling sesuai dengan kebutuhan kamu.
1. Contoh Surat Pemberitahuan Perusahaan Tentang Perubahan Jam Kerja
PT Sukses Sejahtera
Jl. Merdeka No. 45, Jakarta
Telp. (021) 123456
Jakarta, 12 September 2024
Kepada Yth,
Seluruh Karyawan PT Sukses Sejahtera
di Tempat
Perihal: Perubahan Jam Kerja
Dengan hormat,
Sehubungan dengan adanya penyesuaian kebijakan operasional, bersama ini kami informasikan bahwa mulai tanggal 15 September 2024, jam kerja PT Sukses Sejahtera akan mengalami perubahan sebagai berikut:
- Senin – Jumat: 08.00 – 17.00
- Sabtu: 08.00 – 13.00
- Minggu: Libur
Kami mohon seluruh karyawan untuk menyesuaikan jadwal kerja sesuai perubahan yang telah ditetapkan. Atas perhatian dan kerjasamanya, kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
Direktur Utama
(Tanda Tangan)
Nama Lengkap
2. Contoh Surat Pemberitahuan Perusahaan Tentang Kenaikan Harga Produk
CV Makmur Jaya
Jl. Sudirman No. 10, Surabaya
Telp. (031) 987654
Surabaya, 1 Agustus 2024
Kepada Yth,
Pelanggan Setia CV Makmur Jaya
di Tempat
Perihal: Pemberitahuan Kenaikan Harga Produk
Dengan hormat,
Bersama surat ini, kami ingin memberitahukan bahwa per tanggal 10 Agustus 2024, CV Makmur Jaya akan menerapkan kenaikan harga pada beberapa produk kami. Hal ini disebabkan oleh meningkatnya biaya bahan baku dan operasional.
Untuk daftar harga terbaru, silakan menghubungi bagian pemasaran kami atau kunjungi website resmi CV Makmur Jaya.
Terima kasih atas perhatian dan kerjasamanya.
Hormat kami,
Manager Pemasaran
(Tanda Tangan)
Nama Lengkap
3. Contoh Surat Pemberitahuan Perusahaan Tentang Rapat Tahunan
PT Harmoni Abadi
Jl. Kebon Jeruk No. 12, Bandung
Telp. (022) 345678
Bandung, 5 Oktober 2024
Kepada Yth,
Seluruh Pemegang Saham PT Harmoni Abadi
di Tempat
Perihal: Undangan Rapat Umum Pemegang Saham
Dengan hormat,
Bersama surat ini, kami mengundang seluruh pemegang saham PT Harmoni Abadi untuk menghadiri Rapat Umum Pemegang Saham yang akan diselenggarakan pada:
Hari/Tanggal: Senin, 20 Oktober 2024
Waktu: 10.00 WIB
Tempat: Ballroom Hotel Grand, Bandung
Agenda rapat meliputi laporan keuangan, evaluasi kinerja perusahaan, dan rencana strategis tahun depan. Kami harap kehadiran Anda tepat waktu.
Hormat kami,
Sekretaris Perusahaan
(Tanda Tangan)
Nama Lengkap
4. Contoh Surat Pemberitahuan Libur Nasional
PT Indah Sukses
Jl. Diponegoro No. 8, Semarang
Telp. (024) 567890
Semarang, 17 Desember 2024
Kepada Yth,
Seluruh Karyawan PT Indah Sukses
di Tempat
Perihal: Pemberitahuan Libur Nasional
Dengan hormat,
Kami informasikan bahwa sehubungan dengan perayaan Hari Natal pada tanggal 25 Desember 2024, maka PT Indah Sukses akan meliburkan seluruh kegiatan operasional pada hari tersebut.
Kami mohon seluruh karyawan untuk kembali bekerja seperti biasa pada tanggal 26 Desember 2024. Terima kasih atas perhatian dan kerjasamanya.
Hormat kami,
Kepala HRD
(Tanda Tangan)
Nama Lengkap
5. Contoh Surat Pemberitahuan Pemutusan Kerja Sama
PT Maju Jaya
Jl. Gatot Subroto No. 15, Medan
Telp. (061) 123987
Medan, 20 November 2024
Kepada Yth,
CV Sejahtera Bersama
di Tempat
Perihal: Pemberitahuan Pemutusan Kerja Sama
Dengan hormat,
Kami, PT Maju Jaya, dengan ini memberitahukan bahwa kerja sama antara perusahaan kami dengan CV Sejahtera Bersama akan berakhir pada tanggal 30 November 2024. Kami berharap dapat tetap menjaga hubungan baik di masa mendatang.
Hormat kami,
Direktur Operasional
(Tanda Tangan)
Nama Lengkap
6. Contoh Surat Pemberitahuan Perusahaan Tentang Perubahan Kebijakan
PT Cahaya Abadi
Jl. Ahmad Yani No. 99, Yogyakarta
Telp. (0274) 765432
Yogyakarta, 3 September 2024
Kepada Yth,
Seluruh Karyawan PT Cahaya Abadi
di Tempat
Perihal: Pemberitahuan Perubahan Kebijakan Cuti
Dengan hormat,
Kami informasikan bahwa terhitung mulai 1 Oktober 2024, PT Cahaya Abadi akan menerapkan kebijakan cuti baru sebagai berikut:
- Cuti tahunan: 12 hari kerja
- Cuti bersama: Sesuai ketentuan pemerintah
Atas perhatian dan kerjasamanya, kami ucapkan terima kasih
.
Hormat kami,
Manajer HRD
(Tanda Tangan)
Nama Lengkap
7. Contoh Surat Pemberitahuan Pelatihan Karyawan
PT Berkah Sentosa
Jl. Raya Kalimalang No. 20, Bekasi
Telp. (021) 456789
Bekasi, 10 November 2024
Kepada Yth,
Seluruh Karyawan PT Berkah Sentosa
di Tempat
Perihal: Pemberitahuan Pelatihan Karyawan
Dengan hormat,
Bersama surat ini, kami informasikan bahwa PT Berkah Sentosa akan mengadakan pelatihan peningkatan keterampilan pada:
Hari/Tanggal: Rabu, 20 November 2024
Waktu: 09.00 – 16.00 WIB
Tempat: Aula Kantor Pusat
Seluruh karyawan diharapkan hadir tepat waktu. Terima kasih.
Hormat kami,
Kepala Pelatihan
(Tanda Tangan)
Nama Lengkap
Baca Juga: 5 Contoh Surat Jalan Lengkap dengan Cara Penulisannya
Membuat surat pemberitahuan perusahaan memang membutuhkan perhatian khusus agar informasi yang disampaikan bisa diterima dengan baik oleh penerima. Dengan mengikuti struktur dan contoh-contoh surat pemberitahuan perusahaan yang telah dijelaskan di atas, kamu bisa lebih mudah membuat surat pemberitahuan yang profesional dan efektif. Jadi, nggak perlu bingung lagi deh kalau harus membuat surat pemberitahuan perusahaan!
Ingat, menjaga komunikasi yang baik lewat surat pemberitahuan sangat penting untuk memastikan kelancaran operasional bisnis atau perusahaan kamu.
