Dalam setiap rapat, pasti dibutuhkan adanya notulen. Notulen merupakan kesimpulan dari pembahasan saat rapat. Notulen rapat harus memuat hal-hal penting dalam rapat. Oleh karenanya, notulen harus ditulis secara singkat dan jelas.
Contoh notulen rapat dapat beragam jenisnya karena disesuaikan dengan jenis rapat dan organisasinya. Biasanya jika organisasi yang menyelenggarakan rapat bersifat formal, maka notulen akan dibuat sedetail mungkin. Hal ini untuk menghindari terjadinya miskomunikasi.
Daftar Isi
Fungsi Notulen Rapat
Sebelum melihat contoh notulen rapat, sebaiknya anda mengetahui dulu pentingnya notulen rapat. Berikut adalah fungsi notulen rapat yang harus anda ketahui:
- Sebagai dokumentasi
- Sebagai bukti telah dilakukannya rapat
- Sebagai sumber informasi bagi seluruh anggota rapat, baik yang hadir maupun tidak
- Sebagai pengingat pada rapat selanjutnya
Cara Menulis Notulen Rapat
Meskipun bentuk notulen dapat disesuaikan berdasarkan organisasi yang bersangkutan, namun tetap ada beberapa patokan penulisan notulen rapat yang harus diperhatikan. Hal ini untuk membantu notulis agar informasi yang disampaikan menjadi lebih lengkap dan mudah dipahami.
- Tujuan diadakannya rapat tersebut
- Para pihak yang hadir dalam rapat
- Waktu dan tempat pelaksanaan
- Pokok pembahasan dan saran yang diberikan oleh anggota rapat
- Kesimpulan singkat
- Tanda tangan dan nama terang pemimpin rapat dan atau notulis
Contoh Notulen Rapat OSIS
Hampir semua sekolah memiliki OSIS. Biasanya OSIS bertugas untuk merencanakan dan melaksanakan kegiatan-kegiatan untuk siswa-siswinya. Dalam melaksanakan tugasnya OSIS pasti akan menyelenggarakan serangkaian rapat untuk koordinasi yang akan memerlukan notulen. Berikut contoh notulen rapat OSIS dalam rangka mempersiapkan hari ulang tahun sekolah:
RAPAT OSIS
SMA N 201 SEMARANG
Hari/tanggal: Kamis, 10 Oktober 2019
Waktu: 16.00-17.30 WIB
Tempat: Ruang OSIS SMA N 201 SEMARANG
Pemimpin Rapat: Edward Budi (Ketua OSIS)
Jumlah Peserta: 12 (dua belas) orang
Materi Rapat: Persiapan HUT SMA N 201 Semarang
Rapat dibuka oleh Ketua OSIS dengan dilanjutkan sambutan oleh Pembina OSIS SMA N 201 Semarang.
Hasil rapat:
Terbentuknya susunan kepanitiaan HUT SMA N 201 Semarang, sebagai berikut:
- Ketua Pelaksana : Yudi Nugroho
- Sekretaris : Emmy Syalala
- Bendahara : Reni Haina
- Koordinator bidang acara : Farah Jihan
- Koordinator bidang humas : Guntur Rahman
- Koordinator bidang perlengkapan : Grego Rudianto
- Koordinator bidang konsumsi : Hani Gustia
Adapun acara yang akan dilaksanakan meliputi: Lomba antar kelas, lomba murid dan guru, tumpengan dan doa bersama, serta bersih-bersih lingkungan sekolah dan sekitarnya.
Jumlah peserta yang diperkirakan ikut sebanyak 432 orang.
Dikarenakan HUT SMA N 201 Semarang jatuh di hari Kamis, maka disepakati bersama untuk menunda perayaan HUT hingga hari Sabtu pada minggu yang sama. Sehingga, kegiatan belajar mengajar pada hari tersebut akan ditiadakan demi mendukung berjalannya acara HUT SMA N 201 Semarang yang ke 31 tahun.
Untuk pelaksanaan teknis akan dibahas dalam rapat lanjutan yang akan diadakan pada hari Jumat, 11 Oktober 2019. Harap seluruh anggota rapat hari ini hadir tanpa perlu diberi undangan.
Rapat ditutup oleh Ketua OSIS SMA N 201 Semarang selaku pemimpin rapat pada pukul 17.30 WIB.
Pemimpin Rapat,
Notulis,
Edward Budi
Febrina Dian
Contoh Notulen Rapat Karang Taruna
Pada umumnya setiap desa selalu memiliki karang taruna. Dalam rangka mempersiapkan kegiatan karang taruna, maka perlu dilakukan rapat. Notulen diperlukan agar agenda berjalan dengan baik. Adapun contoh notulen rapat karang taruna tersebut sebagai berikut:
KARANG TARUNA DESA SEMBUNGAN
RAPAT LANJUTAN KEGIATAN JALAN SANTAI TAHUNAN
Hari/tanggal: Jumat, 11 Oktober 2019
Waktu: 19.00-20.00 WIB
Tempat: Aula Desa Sembungan
Pemimpin Rapat: Edhi Budi (Ketua Karang Taruna)
Jumlah Peserta: 10 (sepuluh) orang
Materi Rapat: Penentuan Doorprize Kegiatan Jalan Santai Tahunan
Rapat ini diadakan sebagai rapat lanjutan dalam rangka pelaksanaan jalan santai tahunan Desa Sembungan.
Rapat dibuka oleh Ketua Karang Taruna dengan dilanjutkan sambutan oleh Pembina Karang Taruna Desa Sembungan.
Hasil rapat:
Dalam rangka meningkatkan partisipasi warga, maka rapat pada hari ini (Jumat, 11 Oktober 2019) memutuskan perlu adanya peningkatan kualitas doorprize. Hal ini agar warga menjadi lebih tertarik mengikuti kegiatan jalan santai tahunan. Doorprize utama tahun ini berupa 2 (dua) unit motor. Untuk pembahasan lebih lanjut akan diadakan pada rapat selanjutnya pada hari Jumat, 18 Oktober 2019.
Rapat ditutup oleh Ketua Karang Taruna Desa Sembungan selaku pemimpin rapat.
Pemimpin Rapat,
Notulis,
Edhi Budi
April Junari
Contoh Notulen Rapat Perusahaan
Rapat menjadi salah satu hal yang identik dengan pekerjaan. Dalam suatu perusahaan, pasti diperlukan berbagai rapat koordinasi untuk merencanakan segala sesuatu agar dapat mencapai visi dan misi. Berikut contoh notulen rapat perusahaan:
Sayap Group
Surabaya
Hari/tanggal: Kamis, 10 Oktober 2019
Waktu: 13.00-15.30 WIB
Tempat: Ruang Rapat Lt.2, Gedung Demian I
Pemimpin Rapat: Edward Budiman (Kepala Bidang Human Capital)
Jumlah Peserta: 12 (dua belas) orang
Materi Rapat: Persiapan Liburan Bersama Seluruh Karyawan Kantor Cabang Surabaya
Rapat dibuka oleh Kepala Bidang Human Capital dengan dilanjutkan sambutan oleh Manajer Sayap Group kantor cabang Surabaya.
Hasil Rapat:
Menindak lanjuti hasil rapat sebelumnya pada tanggal 30 September 2019, maka melalui rapat ini akan diadakan pembahasan lebih lanjut mengenai teknis liburan bersama karyawan kantor Sayap Group cabang Surabaya.
Bahwa liburan bersama seluruh karyawan Sayap Group kantor cabang Surabaya akan dilaksanakan pada bulan Desember 2019 dengan destinasi kota Lombok. Penanggung jawab kegiatan ini adalah Ibu Suryaningsih. Kegiatan akan dilaksanakan selama 4 hari 3 malam. Peserta yang mengikuti acara ini diperkirakan sebanyak 200 orang. Kegiatan ini tidak akan memungut biaya sama sekali, kecuali bila ada keluarga yang ingin ikut. Besaran biaya akan ditetapkan pada rapat lanjutan berikutnya.
Tujuan diadakan liburan bersama ini adalah sebagai apresiasi kepada seluruh karyawan atas kerja keras mereka serta sebagai sarana bounding antar divisi.
Mengenai rapat lanjutan akan diumumkan menyusul dengan undangan.
Rapat ditutup oleh Kepala Bidang Human Capital selaku pemimpin rapat pada pukul 15.30 WIB.
Demikian notulen ini ditulis sebagaimana mestinya.
Pemimpin Rapat,
Notulis,
Edward Budiman
Rina Dayana
Contoh Notulen Rapat Sekolah
Layaknya perusahaan, sekolah juga pasti memerlukan rapat untuk koordinasi. Di bawah ini adalah contoh notulen rapat sekolah yang membahas mengenai penetapan libur akhir tahun ajaran 2019/2020.
Rapat Penetapan Libur Akhir Tahun Ajaran 2019/2020
SMP N 23 Solo
Hari/tanggal: Jumat, 11 Oktober 2019
Waktu: 13.00-15.30 WIB
Tempat: Ruang Rapat Lt.2, Gedung A SMPN 23 Solo
Pemimpin Rapat: Sudjadi Atmojo (Kepala Bidang Pengajaran)
Jumlah Peserta: 25 (dua puluh lima) orang
Materi Rapat: Penetapan Libur Akhir Tahun Ajaran 2019/2020 SMPN 23 Solo
Pembukaan Rapat
Rapat dibuka oleh Kepala Bidang Pengajaran dengan dilanjutkan sambutan oleh Kepala sekolah SMPN 23 Solo.
Hasil Rapat
Dengan berbagai pertimbangan telah disepakati bersama untuk libur akhir tahun ajaran 2019/2020 akan dimulai pada tanggal 20 Juni 2020 hingga 13 Juli 2020. Untuk surat edaran akan digabungkan bersama dengan undangan penerimaan raport kenaikan kelas.
Penutupan Rapat
Rapat ditutup oleh Kepala Bidang Pengajaran selaku pemimpin rapat pada pukul 15.30 WIB.
Demikian notulen rapat ini disusun sebagaimana mestinya.
Pemimpin Rapat,
Notulis,
Sudjadi Atmojo
Sumarningsih
Contoh Notulen Rapat Organisasi
Beragam organisasi ada dalam kehidupan kita mulai dari organisasi sosial, politik, hingga budaya dan hobi. Berikut adalah contoh notulen rapat organisasi yang bergerak di bidang sosial:
Forum Peduli Lingkungan Kota Yogyakarta
Hari/tanggal: Jumat, 11 Oktober 2019
Waktu: 13.00-15.30 WIB
Tempat: Ruang Rapat Basecamp FPLKY, Jl. Jombor no 1234, Yogyakarta.
Pemimpin Rapat: Sudirman Jaya (Koordinator Bidang Acara 2019-2022)
Jumlah Peserta: 20 (dua puluh) orang
Materi Rapat: Perencanaan pelaksanaan bersih-bersih pantai 2019
Pembukaan Rapat
Rapat dibuka oleh Koordinator Bidang Acara 2019-2022 dengan dilanjutkan sambutan oleh Ketua FPLKY.
Hasil Rapat
Terbentuk susunan panitia pelaksana bersih-bersih pantai 2019, yaitu:
- Ketua Pelaksana : Yudi Nugroho (bersama dengan Sudirman Jaya)
- Sekretaris : Emmy Syafana
- Bendahara : Reni Hainar
- Koordinator bidang acara : Farah Yulianti
- Koordinator bidang humas : Guntur Rahman
- Koordinator bidang perlengkapan : Grego Rustam
- Koordinator bidang konsumsi : Hani Besari
Acara akan dilakukan pada hari Sabtu, 26 Oktober 2019 mulai pukul 06.00 WIB – selesai dengan susunan acara sebagai berikut:
- Pembukaan (sambutan dan doa)
- Kegiatan inti bersih-bersih pantai dari sampah
- Makan siang bersama
- Pembagian doorprize
- Penutupan
Target peserta yang mengikuti acara ini sebanyak 80 (delapan puluh) orang di luar anggota FPLKY.
Penutupan Rapat
Rapat ditutup oleh Koordinator Bidang Acara 2019-2022 selaku pemimpin rapat pada pukul 15.30 WIB.
Pemimpin Rapat,
Notulis,
Sudirman Jaya
Hanifah Raya
Contoh Notulen Rapat Desa
Dalam kehidupan di desa juga sering diadakan rapat berkaitan dengan kegiatan yang diselenggarakan oleh perangkat desa. Berikut contoh notulen rapat desa untuk acara sedekah bumi.
Notulen Rapat Sedekah Bumi
Desa Jatiroyom
Hari/tanggal: Jumat, 11 Juli 2019
Waktu: 13.00-15.30 WIB
Tempat: Ruang Rapat Balai Desa Jatiroyom
Pemimpin Rapat: Bambang Eko
Jumlah Peserta: 20 (dua puluh) orang
Materi Rapat: Perencanaan pelaksanaan sedekah bumi
Pembukaan Rapat
Rapat dibuka oleh Kepala Desa Jatiroyom.
Hasil Rapat
Bahwa akan dilakukan sedekah bumi di Desa Jatiroyom, pada:
Waktu : Senin, 11 Agustus 2018
Tempat : Kelurahan Jatiroyom, Pemalang
Penyelenggara : Panitia sedekah bumi
Peserta : Seluruh warga Desa Jatiroyom
Tujuan: Untuk melestarikan kebudayaan leluhur dan sebagai rasa syukur atas panen dan rezeki yang telah didapat selama satu tahun.
Susunan acara sedekah bumi:
- Sambutan dari Kepala Desa Jatiroyom
- Pengumpulan sedekah bumi dari warga desa
- Pelaksanaan sedekah desa (doa dan pertunjukan)
- Penutupan Rapat
Rapat ditutup oleh Kepala Desa Jatiroyom pada pukul 15.30 WIB.
Demikian notulen ditulis sebagaimana mestinya.
Notulis,
(Sekar Ardianti)
Demikianlah beberapa hal yang wajib anda ketahui dalam membuat notulen rapat. Semoga beberapa contoh notulen rapat yang telah disajikan di atas membantu anda.
Baca juga: 3 Contoh Latar Belakang Proposal Untuk Berbagai Jenis Kegiatan
Diharapkan pula, setelah melihat contoh di atas anda dapat menyusun notulen rapat yang baik.