5 Contoh Surat Jalan Lengkap dengan Cara Penulisannya

Anda memerlukan surat jalan untuk berbagai kepentingan seperti mengirim barang atau melakukan dinas. Cara menulis surat jalan dengan benar perlu Anda kuasai. Dalam artikel ini, Anda akan mendapatkan berbagai contoh surat jalan untuk berbagai keperluan.

Surat jalan sangat diperlukan sebagai bukti untuk melakukan berbagai keperluan bisnis. Dengan surat ini, Anda akan dimudahkan untuk melakukan pengiriman barang atau melakukan perjalanan dinas. Oleh karena itu, penting bagi Anda untuk mengetahui cara menulis surat jalan yang benar.

Dalam artikel ini, Anda akan mempelajari berbagai informasi mengenai surat jalan. Anda akan mengetahui pengertian, fungsi, bagian dan struktur surat jalan. Tidak hanya itu, Anda akan melihat berbagai contoh surat keterangan jalan.

Pengertian dan Fungsi Surat Jalan

Surat adalah sarana komunikasi yang digunakan untuk menyampaikan informasi tertulis oleh suatu pihak kepada orang lain. Surat dibuat karena adanya keterbatasan waktu, tempat, tenaga, dan biaya. Surat membuat keperluan menjadi lebih efektif, efisien, praktis, dan ekonomis.

Surat jalan adalah dokumen pengantar yang menjelaskan informasi mengenai barang yang akan dikirim. Surat ini akan memperlancar proses pengiriman barang karena memberikan pemaparan yang jelas mengenai barang yang diangkut, penanggung jawab barang, dan kepada siapa barang akan diberikan.

Melalui surat jalan, dapat diketahui apakah barang yang diterima sesuai dengan barang yang dikirim. Jika terjadi kesalahan, penerima dan pemeriksa barang dapat meminta pertanggungjawaban dari pengirim.

Surat jalan juga digunakan ketika seorang karyawan mendapat tugas dinas dari supervisor atau manajer. Dengan surat jalan ini, karyawan mendapat surat pengantar mengikuti seminar, workshop, dan tugas dinas lainnya. Surat ini juga menjadi bukti tertulis bahwa atasan karyawan telah memberikan izin.

Format Surat Jalan

Surat jalan termasuk dalam jenis surat dengan format yang formal. Bahasa yang digunakan adalah bahasa baku yang sesuai dengan Ejaan Bahasa Indonesia (EBI). Tidak hanya ejaan, Anda juga juga perlu memperhatikan tata bahasanya.

Format surat jalan ini penting untuk Anda ketahui agar tidak salah ketika menulis. Selain itu, penulisan surat jalan yang baik dan benar bisa memberikan citra yang profesional di mata rekan bisnis Anda.

Bagian atau Struktur Surat Jalan

Setiap surat memiliki bagian atau struktur. Tidak terkecuali surat jalan. Setiap bagian dari struktur surat jalan memiliki fungsinya masing-masing. Oleh karena itu, penting bagi Anda untuk mengetahuinya.

Setidaknya, ada dua belas bagian yang menyusun struktur surat jalan. Berikut ini pemaparan fungsi dan contoh bagian-bagian tersebut.

Kepala Surat

Kepala surat sering disebut juga dengan kop surat. Bagian ini menunjukkan identitas organisasi atau perusahaan pengirim surat. Selain itu, kepala surat juga menandai bahwa surat tersebut resmi.

Kepala surat memiliki unsur-unsur pembentuknya. Unsur-unsur tersebut adalah:

• Nama organisasi atau perusahaan
• Logo
• Alamat lengkap
• Nomor telepon/ faks
• Nomor kotak pos
• Alamat surel/ email
• Laman/ homepage

Berikut ini contoh-contoh kepala atau kop surat:

Nomor Surat 

Nomor surat bertujuan untuk memudahkan pengarsipan. Selain itu, nomor ini menjadi petunjuk untuk melacak surat masuk dan surat keluar di organisasi atau perusahaan. Penulisan kata “nomor” dapat disingkat menjadi “No.” diakhiri tanda titik (.).

Unsur-unsur nomor surat adalah sebagai berikut:

• Nomor urut berupa angka Arab
• Kode
• Bulan berupa angka Romawi
• Tahun berupa dua digit terakhir angka Arab

Berikut ini adalah contoh-contoh nomor surat:

Tanggal, bulan, dan tahun surat

Tanggal surat berfungsi untuk mengetahui kapan surat jalan ditulis. Unsur-unsur tanggal surat meliputi:

• Tanggal
• Bulan
• Tahun

Nama kota atau tempat sebaiknya tidak perlu ditulis sebab telah tertera pada bagian kepala surat. Agar lebih jelas berikut ini contoh penulisan tanggal surat:

Lampiran

Notasi lampiran berfungsi untuk menyatakan apakah ada dokumen terkait yang disertakan bersama dengan surat. Jika tidak ada dokumen yang menyertai, lampiran tidak perlu ditulis dalam surat.

Contoh penulisan lampiran:

Hal atau Perihal

Notasi perihal menyataan persoalan atau subjek yang diutarakan dalam surat. Fungsinya seperti judul suatu karangan. Anda harus menulisnya secara singkat (usahakan tidak lebih dari empat kata) dan spesifik. Hal atau perihal harus menggambarkan isi. Notasi ini ditulis menggunakan huruf kecil dan setiap kata diawali huruf kapital tanpa diakhiri tanda titik (.).

Contoh penulisan perihal:

Alamat Tujuan

Bagian alamat tujuan berisi nama orang beserta alamat yang dituju. Bagian ini berfungsi untuk menunjukkan siapa yang berhak membaca surat. Selain itu, bagian ini juga memudahkan pengiriman surat.

Unsur-unsur yang terkandung di dalamnya antara lain:

• Kata kepada: Kata kepada tidak wajib ditulis dalam bagian ini.

• Ungkapan Yang Terhormat atau Yth.: Kata Yang terhormat atau Bertujuan untuk menunjukkan rasa hormat pengirim ke penerima surat. Bagian ini harus ada jika surat ditujukan kepada orang atau jabatan. Namun, tidak perlu digunakan jika surat ditujukan kepada instansi, organisasi, atau bagian dari organisasi.
• Sebutan, Gelar, dan Nama : Sebutan yang dimaksud adalah Bapak, Ibu, Saudara, atau Saudari. Gelar atau pangkat harus ditulis jika penerima surat memilikinya. Nama dan gelar harus ditulis dengan jelas dan jangan sampai salah.

• Alamat: Alamat harus ditulis dengan rinci, tidak hanya ditulis di tempat.

Berikut ini contoh penulisan alamat tujuan dalam surat jalan:

Salam Pembuka 

Salam pembuka menunjukkan rasa hormat dan sopan santun. Berikut ini contohnya:

Tubuh Surat

Tubuh surat terdiri dari tiga bagian utama, yakni pembuka, inti pesan, dan penutup. Pembuka bertujuan untuk mengantar pembaca ke pesan inti. Inti pesan berisi pokok isi surat yang hendak diberitahukan. Sedangkan penutup berisi pemberitahuan bahwa surat sudah selesai.

• Bagian isi surat jalan harus berisi keterangan barang meliputi:
• Nama barang yang dibawa à merk dan seri
• Jumlah barang dibawa
• Keterangan lain seperti seperti warna, tinggi, lebar, panjang, atau berat.
• Nomor order à tanda bukti transaksi.
• Tanda tangan penerima, pengirim, dan juga pihak ekspedisi.

Salam Penutup

Sama seperti salam pembuka. Salam penutup juga bertujuan untuk menunjukkan rasa hormat pengirim surat. Berikut ini contohnya;

Nama terang dan tanda tangan

Bagian ini berfungsi untuk menunjukkan siapa yang bertanggung jawab atas isi surat. Unsur-unsurnya meliputi:

• Tanda tangan
• Nama terang
• Jabatan/ posisi

Tembusan

Tembusan berisi informasi mengenai siapa pihak ketiga yang menerima surat. Berikut ini contoh tembusan:

• Contoh tembusan satu orang

• Contoh tembusan lebih dari satu orang

Inisial

Inisial berfungsi untuk mengetahui siapa yang membuat konsep dan mengetik surat. Jika di kemudian hari ada masalah, pelacakan lebih mudah dilakukan.

Contoh:

Inisial pertama yang menggunakan huruf kapital adalah inisial pengonsep surat. Sedangkan inisial kedua yang menggunakan huruf kecil adalah pembuat atau pengetik surat.

Contoh Surat Jalan

Setelah mengetahui bagian-bagian surat jalan, mudah bagi Anda untuk menulis surat tersebut. Agar lebih jelas. Anda dapat melihat berbagai contoh surat jalan untuk berbagai keperluan. Berikut ini referensi berbagai surat keterangan jalan yang bisa Anda contoh.

Contoh Surat Jalan Tugas

Surat jalan tugas biasa dikeluarkan oleh sebuah perusahaan atau organisasi untuk meminta karyawan atau anggotanya melakukan sesuatu. Penerima surat biasanya diminta oleh kepala bagian, direktur, atau ketua untuk menjadi perwakilan dari organisasi atau institusi. Berikut contoh surat jalan tugas.

Contoh Surat Jalan Alat Berat

Surat juga digunakan sebagai pengantar dan bukti membawa alat berat. Berikut ini adalah contoh surat jalan alat berat yang dapat Anda tiru untuk membuat surat jalan.

Contoh Surat Jalan Dinas

Surat jalan dinas biasa dikeluarkan oleh sebuah perusahaan. Biasanya perusahaan mengeluarkan surat ini untuk memindahtugaskan atau menugaskan karyawan berdinas di tempat lain. Berikut ini adalah contoh surat jalan dinas yang bisa Anda tiru.

Contoh Surat Jalan Dinas dari Desa

Tidak hanya perusahaan, instansi seperti Desa pun bisa mengeluarkan surat jalan. Surat jalan biasanya dikeluarkan oleh kepala desa untuk menugaskan perangkat desa. Berikut ini adalah surat jalan dari desa yang dikeluarkan oleh kepala desa.

Contoh Surat Jalan Pengiriman Barang

Surat pengiriman barang diperlukan sebagai bukti ketika sebuah instansi akan mengirimkan barang. Melalui surat ini, penerima bisa melakukan pengecekan apakah barang yang dikirim sesuai dengan perjanjian yang pernah dilakukan sebelumnya. Berikut ini adalah contoh surat jalan pengiriman barang yang bisa Anda tiru.

Anda telah mengetahui informasi seputar surat jalan. Pengertian, fungsi, dan struktur surat jalan telah dibahas di atas.

Baca juga: 8 Contoh Surat Referensi Kerja untuk Melamar Pekerjaan Baru

Berbagai contoh surat jalan juga sudah Anda baca. Kini Anda bisa menulis surat jalan yang baik dan benar.