Seperti namanya, surat pengantar merupakan surat yang sengaja dibuat dengan tujuan untuk mengantarkan sesuatu, bisa dokumen, barang, surat atau apapun. Surat ini merupakan surat resmi dan pembuatannya tidak bisa dilakukan secara asal. Karena itu, sebelum membuat surat pengantar, sebaiknya Anda perhatikan dulu beberapa contoh surat pengantar di bawah ini.
Daftar Isi
Tips Membuat Surat Pengantar
Sebelum membahas contoh surat pengantar sekolah, contoh surat pengantar doc dan yang lain-lainnya, akan disampaikan tips membuat surat pengantar terlebih dahulu. Adapun tips yang dimaksud ialah sebagai berikut.
1. Cantumkan Kop Surat
Ketika Anda memperhatikan contoh surat pengantar dokumen doc dan berbagai contoh lainnya, Anda tentu akan menemukan kop surat. Kop atau kepala surat ini merupakan pertanda bahwa surat tersebut merupakan surat resmi. Selain itu, kop juga menjadi penjelas identitas pengirim karena di dalamnya tertulis nama sekaligus alamat instansi yang mengirimkan surat.
2. Perhatikan Bahasa yang Digunakan
Karena surat pengantar termasuk surat resmi, maka bahasa yang digunakan adalah bahasa yang sifatnya resmi atau baku dan sesuai dengan EYD. Selain itu, surat ini menggunakan kata-kata yang singkat namun jelas maksud dan tujuannya. Anda bisa memahami hal ini dengan menyimak langsung contoh surat pengantar yang baik dan benar.
3. Cantumkan Tanggal Surat
Dalam pembuatan surat pengantar laporan kegiatan dan surat-surat pengantar yang lainnya, tanggal ini harus dicantumkan. Mengapa? Karena tanggal menjadi petunjuk tanggal pembuatan sekaligus tanggal berlakunya surat yang dimaksud. Dengan begitu, penerima bisa tahu kapan surat itu dibuat dan sampai kapan surat itu berlaku.
4. Cantumkan Nama Penerima Surat
Setiap surat pengantar tentu harus terdapat nama penerimanya. Nama ini harus ditulis dengan gamblang agar surat tidak salah tujuan. Bahkan selain nama, terkadang juga dicantumkan jabatan sekaligus instansinya secara lengkap.
5. Bubuhkan Tanda Tangan dan Stempel Instansi
Setiap surat identik dengan tanda tangan, begitu juga dengan surat pengantar. Tanda tangan ini diletakkan di bagian bawah atau akhir surat. Tanda tangan yang dimaksud ialah milik pengirim surat. Selain tanda tangan, pada bagian ini juga biasanya disertakan dengan stempel instansi yang bersangkutan.
Format Surat Pengantar
Tips-tips di atas bisa Anda gunakan ketika hendak membuat surat pengantar. Tetapi harap diingat, surat ini juga mempunyai format yang harus diikuti, walaupun sebenarnya format tersebut mirip seperti format surat resmi lainnya. Adapun format surat pengantar ialah sebagai berikut.
- Kop atau kepala surat yang memuat logo, nama berikut dengan alamat instansi, dinas atau organisasi yang mengeluarkan surat tersebut
- Bagian pembuka yang terdiri atas nomor atau no surat pengantar, hal surat serta tujuan surat
- Bagian isi atau inti surat yang menjelaskan tentang tujuan surat tersebut dibuat
- Bagian penutup yang biasanya terdiri atas:
- Tempat serta tanggal surat dibuat
- Nama instansi atau organisasi pembuat surat
- Nama orang yang akan bertanggung jawab terhadap surat tersebut dilengkapi keterangan tambahan seperti NIK dan yang sejenisnya
- Tanda tangan dan stempel instansi atau organisasi yang mengeluarkan surat
Ketika mengamati contoh surat pengantar dari perusahaan ke BPJS Kesehatan, atau contoh surat pengantar orang atau yang lainnya, Anda mungkin akan menemukan format yang sedikit berbeda. Ini tidak masalah karena sebenarnya format tersebut tidaklah mutlak dan lebih disesuaikan pada kebutuhan pembuatan surat.
Contoh Surat Pengantar Dinas
Fungsi surat pengantar dinas ini ialah untuk mengantarkan seorang karyawan yang tengah bertugas di luar instansi. Dengan kata lain, surat ini akan meyakinkan pihak yang dituju bahwasanya orang yang disebutkan dalam surat memang benar-benar orang yang ditugaskan untuk tugas tersebut. Untuk contoh surat pengantar ini ialah sebagai berikut.
Contoh 1
PT. Adhirama Sarana Jaya
Jl. Kalimantan No 270 Jember – Jawa Timur
Telp. (0331) 5210331
Email: adhiramajaya@gmail.com, web: www.adhiramajaya.com
SURAT PENGANTAR DINAS
Nomor: 232/PT.ASJ/X/2018
Kepada Yth.
Pimpinan PT. Cemara Indah
Di tempat
Sehubungan dengan dilaksanakannya tender pembangunan aula dan gudang barang baru di PT. Cemarah Indah, maka kami mengutus dua orang karyawan kami untuk mengikuti tender tersebut. Adapun dua orang karyawan yang kami utus adalah sebagai berikut:
1. Nama : Desiyana Rosi
Jabatan : Manajer Marketing
2. Nama : Andi Wiyatmojo
Jabatan : Manajer Design
Kami berharap kedua karyawan kami diberikan kesempatan yang sama seperti pihak lain yang juga mengikuti tender tersebut.
Demikian surat pengantar ini kami sampaikan. Atas perhatiannya kami sampaikan terima kasih.
Jember, 21 Oktober 2018
Direktur Utama
PT. Adhirama Sarana Jaya
Sudarma Wijaya
Contoh 2
PT. GERAK MAJU JAYA
Jl. Arif Syamsudin No. 222 Jember – Jawa Timur
Telp: (0331) 7327711, Fax: (0331) 5825718
Email: gerakmajujaya@gmail.com, Website: www.gerakmajujaya.com
SURAT PENGANTAR
Nomor: 232/PT.GMJ/X/2018
Kepada Yth.
Pimpinan Kantor Cabang PT. Gerak Maju Jaya
Di tempat
Sehubungan dengan akan diadakannya evaluasi kantor cabang yang merupakan kegiatan rutin tahunan PT. Gerak Maju Jaya, maka kantor pusat akan mengirimkan salah satu karyawan untuk melaksanakan evaluasi tersebut. Adapun identitas singkat karyawan yang akan dikirim adalah sebagai berikut.
Nama : Alifah Ani
Jabatan : Manajer Personalia
NIP : 2413785791
Dengan dikirimnya karyawan tersebut, diharapkan agar pelaksanaan evaluasi kantor cabang bisa berjalan dengan lancar. Dimohon untuk kantor cabang menyerahkan berkas-berkas yang dibutuhkan demi kelancaran proses evaluasi kantor cabang PT. Gerak Maju Jaya.
Demikian surat pengantar ini kami sampaikan untuk dipergunakan sebagaimana mestinya. Atas perhatian dan kerjasamanya, kami sampaikan terima kasih.
Jember, 29 April 2019
Direktur Utama
PT. Gerak Maju Jaya
Andi Wiratama
Contoh Surat Pengantar Barang
Surat pengantar barang ialah surat yang dibuat guna memastikan bahwa barang yang telah dikirim diterima serta diperiksa oleh penerima. Dalam surat ini biasanya akan disebutkan jenis barang, jumlah beserta dengan harganya. Berikut ini ada 2 contoh surat pengantar barang atau yang biasa disebut juga dengan surat jalan.
Contoh 1
PT. ABDI LUHUR MANDIRI
Jl. Luhur Budi Setia No. 71, Cilodong – Bogor, Jawa Barat
Bogor, 21 April 2018
Nomor : 22/ALM/IV/2018
Hal : Surat Pengantar Pengiriman Barang
Kepada Yth.
Pimpinan PT. Asik Sejahtera Bersama
Jl. Sulawesi Barat No. 10 Bogor – Jawa Barat
Dengan hormat,
Dengan ini kami bermaksud memberitahukan bahwa barang dengan identitas nomor pesanan 22/ALM/IV/2018 telah dikirim dengan paket Reguler pada tanggal 21 April 2018.
Pesanan tersebut kami packing menggunakan plastik yang cukup tebal dan kayu supaya barang tidak mengalami kerusakan. Bersamaan dengan ini pula, kami mencantumkan daftar packing beserta faktur senilai Rp 10.200.000 (Sepuluh Juta Dua Ratus Ribu Rupiah) atas pembelian:
| Nama Barang | Harga | Jumlah Barang |
Keterangan | Total Harga |
| Monitor HP 14” | Rp 1.800.000 | 1 | – | Rp 1.800.000 |
| CPU Core i5 H7500 | Rp 6.000.000 | 1 | – | Rp 6.000.000 |
| SSD Samsung 64 GB | Rp 2.400.000 | 1 | – | Rp 2.400.000 |
| Total Harga | Rp 10.200.000 |
Mohon untuk memberikan konfirmasi penerimaan barang apabila barang tersebut sudah Anda terima. Konfirmasi penerimaan barang bisa dilakukan di nomor Whatsapp kami yaitu 082303280271.
Atas perhatian Anda, kami sampaikan terima kasih.
Hormat kami,
Arsinta Ariana Putri
Manager PT. Abdi Luhur Mandiri
Contoh 2
CV. MEJA KURSI MAYA SEJAHTERA
Jl. Singosari No. 70 Malang
Nomor: 31/CV.EMS/IX/2017
Perihal: Pengiriman Meja dan Kursi
Lampiran: Faktur penjualan 1 Lembar
Malang, 10 Januari 2017
Kepada Yth.
Kepala MA. Al Hasan Malang
Jl. Santri, No.49 Malang
Dengan hormat,
Dengan ini kami memberitahukan bahwa surat yang Saudara kirimkan tanggal 5 Januari 2017 perihal pesanan 10 pasang meja dan kursi sudah kami terima dengan baik.
Dengan ini kami memberitahukan pula barang yang Saudara pesan tersebut akan segera dikirimkan dengan menggunakan truk pada tanggal 14 Januari 2017. Semoga barang pesanan ini bisa segera tiba di lokasi Saudara dalam kondisi yang baik.
Bersamaan dengan surat ini turut kami lampirkan faktur senilai Rp 2.000.000 (Dua Juta Rupiah). Sesuai dengan kesepakatan, Saudara bisa melakukan pembayaran secara tunai setelah barang pesanan diterima.
Demikian surat ini kami sampaikan. Kami ucapkan terima kasih atas perhatian dan kerjasamanya.
Hormat kami,
Kepala CV. MEJA KURSI MAYA SEJAHTERA
Malik Syarif
Contoh Surat Pengantar RT
Dalam struktur administrasi di masyarakat, Ketua RT adalah pihak pertama yang menjadi rujukan saat akan mengurus dokumen. Karenanya, surat pengantar yang dari RT ini sifatnya sangat penting. Jika surat tersebut tidak ada, maka yang bersangkutan tidak bisa lanjut ke tahap yang berikutnya. Adapun contoh surat pengantar RT ialah sebagai berikut.
Contoh 1
PEMERINTAH DESA SUMBERSARI
KETUA RT. 05 RW. 01
Desa Sumbersari Kecamatan Sumbersari
Kota Malang
SURAT PENGANTAR
No. 002/SP/V/2018
Yang bertanda tangan di bawah ini adalah Ketua RT. 05 RW. 01 Desa Sumbersari Kecamatan Sumbersari Kota Malang, dengan ini menerangkan bahwa:
Nama : Anita Suwardi
Tempat/Tanggal Lahir : Malang, 16 Juni 1998
Jenis Kelamin : Perempuan
Pekerjaan : Mahasiswi
Agama : Islam
Nomor KTP : 132001732456998
Status Perkawinan : Belum Menikah
Kewarganegaraan : Indonesia
Alamat : Jl. Asih No. 27 Kota Malang
Orang dengan data tersebut di atas merupakan benar-benar warga RT. 05 RW. 01 Desa Sumbersari Kecamatan Sumbersari Kota Malang. Adapun surat pengantar ini dibuat sebagai salah satu syarat kelengkapan untuk mengurus Kartu Tanda Penduduk (KTP).
Demikian surat pengantar ini kami sampaikan agar bisa dipergunakan sebagaimana mestinya.
Kota Malang, 17 September 2018
Ketua RT. 05 RW. 01
Atika Handayani, S.Sos
Contoh 2
PEMERINTAH DESA SUMBERSARI
KETUA RT. 05 RW. 01
Desa Sumbersari Kecamatan Sumbersari
Kota Malang
SURAT PENGANTAR
No. 007/SP/VI/2018
Yang bertanda tangan di bawah ini adalah Ketua RT. 05 RW. 01 Desa Sumbersari Kecamatan Sumbersari Kota Malang, dengan ini menerangkan bahwa:
Nama : Anita Suwardi
Tempat/Tanggal Lahir : Malang, 16 Juni 1998
Jenis Kelamin : Perempuan
Pekerjaan : Mahasiswi
Agama : Islam
Nomor KTP : 132001732456998
Status Perkawinan : Belum Menikah
Kewarganegaraan : Indonesia
Alamat : Jl. Asih No. 27 Kota Malang
Orang dengan data tersebut di atas merupakan benar-benar warga RT. 05 RW. 01 Desa Sumbersari Kecamatan Sumbersari Kota Malang. Adapun surat pengantar ini dibuat sebagai salah satu syarat kelengkapan untuk mengurus Surat Keterangan Catatan Kepolisian (SKCK).
Demikian surat pengantar ini kami sampaikan agar bisa dipergunakan sebagaimana mestinya.
Kota Malang, 17 September 2018
Ketua RT. 05 RW. 01
Atika Handayani, S.Sos
Contoh Surat Pengantar Proposal
Proposal sengaja dibuat dengan maksud untuk meminta ijin atau memohon bantuan dana kepada pihak tertentu. Proposal ini umumnya diajukan ketika suatu pihak akan mengadakan suatu kegiatan atau keperluan. Ketika menyampaikan proposal, alangkah lebih baik jika disertai dengan surat pengantar. Adapun contoh surat pengantar proposal ialah sebagai berikut.
Contoh 1
PT. PUJI JAYA INDAH SENTOSA
BEJI – DEPOK
JL. Raya Arif Syamsudin, Pusat Pasar, Kecamatan Beji
Depok – Jawa Barat
Telp. 021-5727631 Kode Pos. 16452
Email: pjis@gmail.com Web: www.pjis.com
Nomor: 07/PT.PJIS/V/2018
Hal : Proposal Permohonan Kerjasama Usaha
Kepada Yth.
Ibu Humas PT. Otak Cemerlang
Di tempat
Dengan hormat
Kami dari PT. Puji Jaya Indah Sentosa ingin mengajukan penawaran kerjasama kepada Ibu Humas PT. Otak Cemerlang.
Penawaran kerjasama ini adalah dalam hal keamanan website PT. Otak Cemerlang, karena kami melihat bahwasanya website tersebut masih belum terlindungi dengan aman sehingga mudah diretas oleh pihak-pihak yang tidak bertanggung jawab.
Bersama dengan surat ini, kami lampirkan proposal dan apabila ibu tertarik untuk mengetahui rinciannya, mohon langsung menghubungi kami dengan email yang alamatnya adalah pjis@gmail.com dan subjek ‘Penerimaan Kerjasama’.
Demikian surat pengantar ini kami sampaikan, atas perhatiannya kami sampaikan terima kasih.
Depok, 27 Agustus 2018
Komisaris Utama
PT. Puji Jaya Indah Sentosa
Abdul Halim
Contoh 2
PT. PUJI JAYA INDAH SENTOSA
BEJI – DEPOK
JL. Raya Arif Syamsudin, Pusat Pasar, Kecamatan Beji
Depok – Jawa Barat
Telp. 021-5727631 Kode Pos. 16452
Email: pjis@gmail.com Web: www.pjis.com
Depok, 27 Agustus 2018
Nomor: 07/PT.PJIS/V/2018
Hal : Proposal Permohonan Investasi
Kepada Yth.
Ibu Humas PT. Otak Cemerlang
Di tempat
Dengan hormat
Saya yang bertanda tangan di bawah ini:
Nama : Andi Indrawan
Tempat/Tanggal Lahir : Depok, 15 April 1883
Alamat : Jl. Asem 123 No. 21 Depok – Jawa Barat
Pekerjaan : Budidaya ikan nila
Dengan ini kami mengajukan permohonan sebagai investor kepada Bapak/Ibu Presiden Direktur Utama di PT. Gerak Jalan Jaya. Sebelumnya kami sampaikan bahwa usaha kami bergerak dalam bidang bubidaya ikan nila.
Bersamaan dengan surat ini, kami lampirkan proposal. Apabila Bapak/Ibu berkenan menjadi investor serta ingin mengetahuinya lebih detail, Bapak/Ibu bisa menghubungi kami, baik melalui email di pjis@gmail.com atau melalui Whatsapp di 081234772351
Demikian surat ini kami sampaikan, atas perhatian Bapak/Ibu kami sampaikan terima kasih.
Komisaris Utama
PT. Puji Jaya Indah Sentosa
Abdul Halim
Contoh Surat Pengantar dari Kepala Sekolah
Contoh surat pengantar dari sekolah ini bisa Anda perhatikan jika ingin membuat suatu surat pengantar. Surat pengantar diperlukan karena sekolah juga merupakan instansi atau lembaga yang resmi dan biasanya surat akan ditandatangani oleh kepala sekolah. Adapun contoh surat pengantar dari kepala sekolah ialah sebagai berikut.
Contoh 1
PEMERINTAH KOTA MALANG
DINAS PENDIDIKAN
SMP NEGERI 1 MALANG
Jl. Adijaya No.132 Lowokwaru – Malang Telp: (0341) 788999002
Malang, 12 Agustus 2018
Nomor: 222/SMPKM/SU/III/2018
Perihal: Pengantar Pembuatan Kartu Suami
Kepada Yth
Kepala BKD Kota Malang
Jl. Adi Sucipto No. 21 Kota Malang
Di tempat
Dengan hormat,
Bersama dengan surat ini kami juga melampirkan data salah seorang pegawai SMP Negeri 1 Malang yang akan membuat Karsu (Kartu Suami). Adapun data pegawai tersebut ialah sebagai berikut:
Nama : Anto, S.Pd
NIP : 1317217777714444
Tempat, Tanggal Lahir : Jember, 19 April 1982
Unit Kerja : SMP Negeri 1 Malang
Alamat : Dusun Curahbamban, RT.15 RW 01, Desa Tanggul Wetan Kecamatan Tanggul, Kabupaten Jember
Demikian surat pengantar ini kami sampaikan. Atas perhatiannya kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
Kepala Sekolah
SMP Negeri 1 Malang
Sutarjo, M.Pd
NIP. 72472518275991
Contoh 2
PEMERINTAH KOTA MALANG
DINAS PENDIDIKAN
SMP NEGERI 1 MALANG
Jl. Adijaya No.132 Lowokwaru – Malang Telp: (0341) 788999002
SURAT PENGANTAR
Nomor: 222/SMPKM/SU/III/2018
Kepada Yth
Panitia OSN Tingkat SMP Tahun 2018
Di tempat
Dengan ini kami sampaikan bahwa siswa dengan identitas berikut:
1. Nama : Andri Mahesa Sudarma
Alamat : RT. 02 RW. 01 Lowokwaru Kota Malang
Tempat, Tanggal Lahir : 12 April 2003
2. Nama : Septia Maharani Wijayanti
Alamat : RT.07 RW.01 Sumbersari Kota Malang
Tempat, Tanggal Lahir : 7 Agustus 2003
Merupakan siswa aktif di SMP Negeri 1 Malang yang kami utus untuk mewakili SMP Negeri 1 Malang dalam olimpiade Matematika OSN Tingkat SMP Tahun 2018.
Demikian surat ini kami sampaikan. Atas perhatiannya kami ucapkan terima kasih.
Malang, 12 Oktober 2018
Hormat kami,
Kepala Sekolah
SMP Negeri 1 Malang
Sutarjo, M.Pd
NIP. 72472518275991
Contoh Surat Pengantar Penelitian
Bagi setiap mahasiswa ataupun masyarakat sipil yang hendak melakukan penelitian di suatu daerah, juga memerlukan surat pengantar. Tanpa adanya surat ini, maka yang bersangkutan tidak akan bisa melakukan penelitian. Pasalnya, surat tersebut juga mencakup permohonan ijin kepada pihak terkait. Adapun contoh surat pengantar untuk penelitian ialah sebagai berikut.
PEMERINTAH DESA SUMBERSARI
KETUA RT. 05 RW. 01
Desa Sumbersari Kecamatan Sumbersari
Kota Malang
SURAT PENGANTAR PENELITIAN
No. 007/SP/VI/2018
Kepada Yth.
Pengelola Ternak Ikan Lele di Desa Wajak Kabupaten Malang
Di tempat
Yang bertanda tangan di bawah ini adalah Ketua RT. 05 RW. 01 Desa Sumbersari Kecamatan Sumbersari Kota Malang, dengan ini menerangkan bahwa:
Nama : Anita Suwardi
Tempat/Tanggal Lahir : Malang, 16 Juni 1998
Jenis Kelamin : Perempuan
Agama : Islam
Status Perkawinan : Belum Menikah
Alamat : Jl. Asih No. 27 Kota Malang
Orang dengan data tersebut di atas merupakan benar-benar warga RT. 05 RW. 01 Desa Sumbersari Kecamatan Sumbersari Kota Malang yang ingin melaksakan penelitian terhadap ternak ikan lele yang terdapat di Desa Wajak. Penelitian tersebut akan dilaksanakan pada tanggal 21 September 2018 – 22 September 2018.
Demikian surat pengantar ini kami sampaikan agar bisa dipergunakan sebagaimana mestinya.
Kota Malang, 17 September 2018
Ketua RT. 05 RW. 01
Atika Handayani, S.Sos
Contoh Surat Pengantar Dokumen
Contoh 1
KOPERASI UNIT DESA SEKARJAYA
DESA SEKARJAYA KECAMATAN ASEMBAGUS KABUPATEN SITUBONDO
Jl. Swadaya Cipta No.11 Telp. 082282273137
Email: koperasisekarjaya@gmail.com
Nomor : 131/17A/X/2018
Lampiran : 1 ((satu) bendel
Perihal : Surat Pengantar Laporan per Lima Bulan
Kepada Yth
Kepala Dinas Koperasi dan UKM Situbondo
Di tempat
Dengan hormat
Sesuai dengan peraturan yang telah ditetapkan, bahwa setiap koperasi wajib memberikan laporan setiap 5 bulan, maka bersama dengan surat ini kami juga mengirimkan laporan tersebut. Adapun berkas yang kami lampirkan adalah laporan per 5 bulan 1 April 2018 – 1 September 2018.
Demikian surat ini kami buat dengan sebenar-benarnya. Semoga laporan yang kami kirimkan sudah sesuai dengan Bapak/Ibu harapkan. Atas segala perhatiannya kami sampaikan terima kasih.
Hormat kami
Ketua Koperasi Unit Desa Sekarjaya
Andi Prasetya
Contoh 2
PT. ABDI SUKSES 123
Jl. Panglima Sudirman No.3 Tanggul – Jember
Telp. (0331) 588732187 email: abdisukses123@gmail.com
SURAT PENGANTAR DOKUMEN
Nomor : 17/SPD/X/2018
Hal : Surat Pengantar Dokumen
Kepada Yth.
Pimpinan Toko Inayah
Jl. Panglima Sudirman No. 23 Tanggul – Jember
Di tempat
Dengan hormat,
Sesuai dengan kesepakatan, pembayaran tagihan akan dilakukan setiap bulan pada tanggal 10. Maka, bersama dengan surat ini kami juga menyampaikan Dokumen Tagihan Periode Oktober 2018.
Demikian surat ini kami sampaikan. Kami berharap agar pembayaran tagihan dapat diselesaikan tepat pada waktunya. Atas kerjasamanya, ami sampaikan terima kasih.
Hormat kami
PT. Abdi Sukses 123
Dewi Maharani
Manager Finance
Selain contoh-contoh di atas, tentu masih banyak contoh surat pengantar yang lainnya. Dalam pengaplikasiannya nanti, silahkan sesuaikan dengan kebutuhan.
Baca juga: 9 Contoh Surat Keterangan Domisili Yang Baik
Misalnya Anda ingin membuat surat pengantar untuk proposal bantuan dana, maka Anda simak contoh surat proposal bantuan dana. Dan jangan lupa, sertakan stempel pada bagian tanda tangan di akhir surat ya.