Kamu pernah mengalami kehilangan ijazah atau dokumen penting lainnya? Tenang, Kamu tidak perlu khawatir karena ada solusi praktis berupa surat keterangan pengganti ijazah! Dalam artikel ini, Kamu akan diajak untuk memahami apa itu surat keterangan pengganti ijazah, bagaimana cara membuatnya, dan tentunya kami juga akan memberikan beberapa contoh surat dalam berbagai format yang bisa Kamu jadikan referensi.
Yuk, simak tutorial dan contoh-contohnya di bawah ini!
Daftar Isi
Apa Itu Surat Keterangan Pengganti Ijazah?
Sebelum masuk ke tutorial cara membuat surat keterangan pengganti ijazah, sebaiknya Kamu pahami dulu apa yang dimaksud dengan surat ini. Surat keterangan pengganti ijazah adalah dokumen resmi yang dikeluarkan oleh sekolah atau universitas untuk menggantikan ijazah asli yang hilang, rusak, atau terbakar. Dokumen ini memiliki fungsi yang sama seperti ijazah asli dan bisa digunakan untuk keperluan administrasi seperti melamar pekerjaan, mendaftar kuliah, atau mengurus keperluan lainnya.
Mengapa Kamu Membutuhkannya?
Kamu pasti tahu bahwa ijazah adalah dokumen penting yang sangat dibutuhkan untuk berbagai hal, terutama dalam dunia kerja atau pendidikan. Kehilangan ijazah bisa menjadi masalah besar jika Kamu tidak segera mengurus surat penggantinya. Surat keterangan pengganti ijazah ini sangat berguna untuk menghindari masalah administrasi yang bisa terjadi di masa depan.
Bagaimana Cara Membuat Surat Keterangan Pengganti Ijazah?
Setelah memahami pentingnya surat ini, sekarang kita masuk ke tutorial cara membuatnya. Berikut langkah-langkah yang bisa Kamu ikuti untuk mendapatkan surat keterangan pengganti ijazah dari instansi terkait:
1. Datangi Sekolah atau Universitas Asal
Langkah pertama yang harus Kamu lakukan adalah mendatangi sekolah atau universitas tempat Kamu lulus. Pastikan Kamu membawa beberapa dokumen pendukung, seperti fotokopi kartu identitas, fotokopi ijazah yang rusak (jika ada), serta surat kehilangan dari kepolisian.
2. Ajukan Permohonan Tertulis
Setelah sampai di sekolah atau universitas, Kamu perlu mengajukan permohonan tertulis kepada pihak administrasi atau kepala sekolah/rektor. Di surat ini, jelaskan alasan mengapa Kamu membutuhkan surat keterangan pengganti ijazah, seperti kehilangan, kerusakan, atau bencana yang menyebabkan ijazah asli tidak lagi tersedia.
3. Lampirkan Dokumen Pendukung
Biasanya, Kamu akan diminta untuk melampirkan beberapa dokumen pendukung seperti:
- Fotokopi KTP
- Surat keterangan kehilangan dari kepolisian
- Fotokopi ijazah yang rusak (jika ada)
- Pas foto terbaru ukuran 3×4 atau 4×6
4. Proses Verifikasi dan Penerbitan
Setelah mengajukan permohonan dan melengkapi dokumen, sekolah atau universitas akan melakukan verifikasi. Jika semua data sudah sesuai, Kamu tinggal menunggu proses penerbitan surat keterangan pengganti ijazah yang bisa memakan waktu beberapa hari.
5. Biaya Pembuatan
Setiap sekolah atau universitas mungkin memiliki kebijakan yang berbeda mengenai biaya administrasi untuk pengurusan surat ini. Pastikan Kamu menanyakan informasi terkait biaya yang diperlukan.
Contoh Surat Keterangan Pengganti Ijazah
Agar lebih jelas, berikut adalah beberapa contoh surat keterangan pengganti ijazah dalam berbagai format. Kamu bisa menyesuaikan dengan kebutuhanmu.
1. Contoh Surat Keterangan Pengganti Ijazah Sederhana
[Nama Sekolah/Universitas]
Alamat: [Alamat Sekolah/Universitas]
Telepon: [Nomor Telepon]
SURAT KETERANGAN PENGGANTI IJAZAH
Nomor: [Nomor Surat]
Yang bertanda tangan di bawah ini:
Nama: [Nama Kepala Sekolah/Rektor]
Jabatan: [Jabatan]
Dengan ini menyatakan bahwa:
Nama: [Nama Lengkap]
Tempat, Tanggal Lahir: [Tempat, Tanggal Lahir]
NIS/NIM: [Nomor Induk]
Adalah benar siswa/mahasiswa kami yang telah lulus pada tahun [Tahun Lulus], namun ijazah yang bersangkutan hilang/rusak. Sehubungan dengan hal tersebut, surat ini diterbitkan sebagai pengganti ijazah asli yang hilang/rusak.
Demikian surat keterangan ini dibuat untuk digunakan sebagaimana mestinya.
[Tempat, Tanggal Pembuatan Surat]
Kepala Sekolah/Rektor,
[Nama Lengkap dan Tanda Tangan]
2. Contoh Surat Keterangan Pengganti Ijazah Formal
UNIVERSITAS ABC
Fakultas: [Nama Fakultas]
Alamat: [Alamat Fakultas]
SURAT KETERANGAN PENGGANTI IJAZAH
Nomor: [Nomor Surat]
Dengan hormat,
Yang bertanda tangan di bawah ini:
Nama: [Nama Rektor/Dekan]
Jabatan: [Jabatan Rektor/Dekan]
Alamat: [Alamat Kantor]
Menerangkan bahwa:
Nama: [Nama Lengkap]
Tempat, Tanggal Lahir: [Tempat, Tanggal Lahir]
NIM: [Nomor Induk Mahasiswa]
Merupakan alumni Universitas ABC yang telah menyelesaikan studinya pada program studi [Nama Program Studi] dan dinyatakan lulus pada tahun [Tahun Kelulusan]. Berdasarkan permohonan yang bersangkutan, ijazah asli hilang/rusak, sehingga surat ini diterbitkan sebagai pengganti ijazah yang bersangkutan.
Surat ini diterbitkan untuk keperluan [Keperluan Penggunaan Surat].
[Tempat, Tanggal Pembuatan Surat]
Rektor,
[Nama Lengkap dan Tanda Tangan]
3. Contoh Surat Keterangan Pengganti Ijazah dengan Surat Kehilangan
[Nama Sekolah/Universitas]
Alamat: [Alamat Sekolah/Universitas]
Telepon: [Nomor Telepon]
SURAT KETERANGAN PENGGANTI IJAZAH
Nomor: [Nomor Surat]
Dengan ini kami menerangkan bahwa:
Nama: [Nama Lengkap]
Tempat, Tanggal Lahir: [Tempat, Tanggal Lahir]
NIS/NIM: [Nomor Induk]
Telah melaporkan kehilangan ijazah dengan surat kehilangan dari kepolisian bernomor [Nomor Surat Kehilangan]. Sehubungan dengan itu, diterbitkanlah surat ini sebagai pengganti ijazah yang hilang.
Demikian surat keterangan ini dibuat agar dapat dipergunakan sebagaimana mestinya.
[Tempat, Tanggal Pembuatan Surat]
Kepala Sekolah/Rektor,
[Nama Lengkap dan Tanda Tangan]
4. Contoh Surat Keterangan Pengganti Ijazah untuk Keperluan Kerja
SMK XYZ
Jl. Pendidikan No. 123, Kota ABC
Telepon: [Nomor Telepon]
SURAT KETERANGAN PENGGANTI IJAZAH
Nomor: [Nomor Surat]
Yang bertanda tangan di bawah ini:
Nama: [Nama Kepala Sekolah]
Jabatan: Kepala Sekolah
Dengan ini menerangkan bahwa:
Nama: [Nama Lengkap]
Tempat, Tanggal Lahir: [Tempat, Tanggal Lahir]
NIS: [Nomor Induk Siswa]
Telah lulus pada tahun [Tahun Kelulusan], dan ijazah yang bersangkutan hilang. Surat ini diterbitkan sebagai pengganti ijazah untuk keperluan melamar pekerjaan.
Demikian surat ini dibuat agar dapat dipergunakan sebagaimana mestinya.
[Tempat, Tanggal Pembuatan Surat]
Kepala Sekolah,
[Nama Lengkap dan Tanda Tangan]
5. Contoh Surat Keterangan Pengganti Ijazah untuk Keperluan Akademik
Universitas DEF
Fakultas Teknik
Jl. Raya Universitas No. 456, Kota DEF
SURAT KETERANGAN PENGGANTI IJAZAH
Nomor: [Nomor Surat]
Yang bertanda tangan di bawah ini:
Nama: [Nama Dekan]
Jabatan: Dekan Fakultas Teknik
Menerangkan bahwa:
Nama: [Nama Lengkap]
Tempat, Tanggal Lahir: [Tempat, Tanggal Lahir]
NIM: [Nomor Induk Mahasiswa]
Merupakan lulusan program studi Teknik Mesin tahun [Tahun Kelulusan]. Sehubungan dengan hilangnya ijazah, diterbitkan surat ini sebagai pengganti untuk keperluan melanjutkan studi di [Nama Institusi].
Demikian surat ini dibuat untuk keperluan akademik.
[Tempat, Tanggal Pembuatan Surat]
Dekan,
[Nama Lengkap dan Tanda Tangan]
6. Contoh Surat Keterangan Pengganti
Ijazah untuk Keperluan Beasiswa
Sekolah Tinggi XYZ
Jl. Pendidikan No. 789, Kota GHI
Telepon: [Nomor Telepon]
SURAT KETERANGAN PENGGANTI IJAZAH
Nomor: [Nomor Surat]
Dengan ini menerangkan bahwa:
Nama: [Nama Lengkap]
Tempat, Tanggal Lahir: [Tempat, Tanggal Lahir]
NIM: [Nomor Induk Mahasiswa]
Adalah alumni yang lulus pada tahun [Tahun Kelulusan]. Karena ijazah asli hilang, surat ini diterbitkan sebagai pengganti untuk keperluan pendaftaran beasiswa di [Nama Lembaga Beasiswa].
[Tempat, Tanggal Pembuatan Surat]
Kepala Sekolah,
[Nama Lengkap dan Tanda Tangan]
Baca Juga: Contoh Surat Izin Kuliah dan Cara Membuatnya
Itulah beberapa contoh surat keterangan pengganti ijazah yang bisa Kamu gunakan sebagai referensi. Jangan lupa, pastikan Kamu melengkapi semua persyaratan yang diminta oleh sekolah atau universitas untuk mempercepat proses pembuatan surat penggantinya.
