Dewasa ini, kegiatan surat menyurat sudah mulai ditinggalkan oleh orang-orang. Alasannya tentu saja karena canggihnya teknologi saat ini. Namun, untuk sebuah lembaga tentu saja tidak bisa meninggalkan kegiatan ini. Mereka tetap membutuhkan surat manual dan tentunya resmi. Salah satu surat formal yang sering diterima dan dibuat adalah surat pemberitahuan. Apakah Anda sudah tahu seperti apa itu surat pemberitahuan? Jikalau belum, coba lihat beberapa contoh surat pemberitahuan.
Daftar Isi
Pengertian Surat Pemberitahuan
Surat pemberitahuan adalah sebuah surat yang berisi informasi dan memiliki kegunaan untuk menyampaikan informasi tersebut dari si penulis ke si penerima atau pembaca. Biasanya, surat ini berisi tentang kegiatan atau acara yang akan hadir dalam waktu dekat.
Tujuan Surat Pemberitahuan
Dilihat dari pengertiannya, surat pemberitahuan haruslah menyampaikan informasi dengan jelas dan tepat. Sayangnya, masih ada pihak yang belum bisa menulis surat pemberitahuan dengan benar dan sesuai aturan.
Baca juga: 14 Contoh Surat Lamaran Kerja Umum dan Cara Menulisnya!
Meski sebenarnya tidak ada aturan pasti akan bagaimana pembuatan surat pemberitahuan. Akan tetapi penting untuk dipahami cara membuat surat pemberitahuan yang tepat dan benar. Hal ini untuk menghindari salah persepsi saat orang lain menerima dan membacanya.
Cara Membuat Surat Pemberitahuan yang Benar Sesuai Aturan
Menulis surat pemberitahuan tidaklah sulit. Informasinya harus ditulis dengan benar agar tujuan penulisan surat pemberitahuan bisa disampaikan dengan tepat dan jelas. Salah satu yang harus diperhatikan pada saat menulisnya adalah bahasa. Gunakan bahasa baku dan sopan. Selain bahasa, penulisannya pun harus memperhatikan tanda baca. Tanda baca harus disesuaikan dengan arti kalimat dalam surat. Format surat pemberitahuan juga harus diperhatikan saksama.
Format Surat Pemberitahuan
Secara garis besar, format penulisan surat pemberitahuan bisa dibagi menjadi empat bagian.
- Kop atau Kepala Surat Pemberitahuan
Kop surat bisa menunjukkan identitas dari penulis surat, instansi yang menerbitkan atau dari mana surat tersebut berasal. Isi dari kop surat adalah nama instansi, alamat, nomor telepon, dan lain-lain yang bisa diisi dengan email, fax, atau alamat website.
- Nama dan Alamat
Nama yang ada di bagian kedua ini bukanlah nama instansi pembuatnya, tetapi nama orang atau instansi yang menerima surat pemberitahuan. Biasanya, untuk menghindari salah tujuan, pengirim akan mencantumkan alamat si penerima. Karena berbekal nama saja bisa saja tertukar, karena nama orang banyak yang sama. Sebelum menuliskan nama penerima, Anda bisa mengawalinya dengan salam sehingga penerima surat merasa dihormati.
- Pentingnya Surat Pemberitahuan
Isi merupakan bagian terpenting dari surat. Isi memuat informasi apa yang ingin disampaikan dari penulis untuk pembaca atau penerima surat. Penulisan isi harus sesuai dengan tujuan surat. Di sini Anda harus memasukkan informasi yang lengkap dan jelas agar tidak timbul rancu dan ketidakpahaman dari pembaca.
Sebagai contoh surat pemberitahuan yang berisi informasi sebuah kegiatan. Maka informasi yang tercantum harus menjelaskan tentang di mana kegiatan diselenggarakannya, kapan diadakan, lokasi, dan tujuannya. Jangan sampai lupa!
- Tanda Tangan dan Nama Terang
Salah satu tanda legalitas dan kebenaran surat ditulis oleh perwakilan instansi yang menerbitkan surat pemberitahuan adalah adanya tanda tangan. Nama lengkap dan jabatan tertulis di bawah tanda tangan. Faktanya, dalam selembar surat pemberitahuan bisa terdapat lebih dari satu tanda tangan.
Namun, agar Anda tidak bingung. Tata urutan penulisan tanda tangan lebih dari dua yaitu tanda tangan pertama sebagai sebagai penulis surat. Selanjutnya ada tanda tangan saksi akan kebenaran surat pemberitahuan sebagai tanda tangan kedua.
Poin Tambahan dalam Menulis Surat Pemberitahuan
Selain empat poin di atas, Anda juga bisa beberapa poin lain saat yang bisa ditambahkan saat menulis surat pemberitahuan. Seperti nomor surat, sifat, perihal, lampiran, dan tempat tanggal pembuatan surat.
- Nomor Surat
Setelah kop surat di atas nama penerima biasanya ada informasi tambahan berupa nomor surat. Nomor surat berisi kode atau nomor. Biasanya, untuk membuatnya Anda harus memperhatikan urutannya ini.
- Kode nomor surat
- Nomor urutan surat yang diterbitkan
- Kode huruf instansi yang mengeluarkan surat
- Kota pembuatan nomor surat
- Bulan yang tengah berjalan dalam angka Romawi
- Tahun berjalan saat ini
Contoh nomor surat :
01.001/TKAF/SLM/IX/2019
- Hal
Informasi tambahan lainnya yaitu perihal atau biasa disingkat hal ditulisnya surat pemberitahuan tersebut. Penambahan ‘perihal’ akan memudahkan pembaca untuk segera segera mengetahui kepentingan dibuatnya surat pemberitahuan.
- Lampiran
Ada saatnya juga Anda ingin melampirkan dokumen bersamaan dengan surat pemberitahuan yang Anda kirimkan. Lampiran bisa ditulis di bawah atau sebelum ‘hal’, sebagai pelengkap keterangan, sertakan juga jumlah dan apa yang dilampirkan.
- Tanggal Tempat Pembuatan Surat Pemberitahuan
Tempat tanggal pembuatan ditulis di atas tanda tangan penulis surat.
- Sifat
Penambahan informasi ini bersifat opsional, karena ada beberapa surat pemberitahuan yang memiliki sifat penting, mendesak, dan lain sebagainya. Sehingga penambahan informasi ini penting adanya. Namun, tidak mencantumkannya pun tidak apa-apa.
Macam-macam Contoh Surat Pemberitahuan
Pelajarilah beberapa contoh surat pemberitahuan di bawah ini agar Anda semakin paham bagaimana cara membuat surat pemberitahuan.
Contoh Surat Pemberitahuan dari Kelurahan atau Kecamatan
Ada begitu banyak contoh dari surat pemberitahuan yang ada di sekitar kehidupan Anda. Sebagai warga yang baik, Anda pun pasti pernah melihat di salah satu pos kamling ada surat yang ditempelkan. Itu pun termasuk dalam surat pemberitahuan, surat pemberitahuan ini tidak mesti dicetak banyak. Bisa saja hanya dibuat satu lembar tetapi ditempelkan di tempat strategis agar dibaca oleh banyak orang. Salah satunya adalah surat pemberitahuan dari kelurahan untuk warganya di bawah ini.
| PEMERINTAH KOTA SLEMAN
KECAMATAN SLEMAN, KELURAHAN TRIHARJO Rukun Warga (RW) 015 Ngangkrik Kring V Kode Pos 5514 Telp. — No. : /PKS/SLM/IX/2019 Sifat : Penting Lampiran : 1 (satu) berkas Hal : Pemberitahuan Kepada Yth : Seluruh Warga Nagngkrik Kring V Berdasarkan surat Ketua Komisi Pemilihan Umum Pemerintah Kota Sleman tanggal 10 April 2018 Nomor : … perihal keputusan KPU Pemerintah Kota Sleman tentang penetapan hari dan tanggal pemungutan suara kepala daerah. Bersama ini disampaikan hal-hal sebagai berikut :
Demikian surat ini disampaikan untuk dilaksanakan. a.n BUPATI SLEMAN PJ. SEKRETARIS DAERAH Drs. H. Syamsuddin, N. M Pembina Utama Muda NIP : Tembusan disampikan kepada :
|
Contoh Surat Pemberitahuan dari Instansi atau Lembaga
Surat ini dikeluarkan oleh sebuah instansi atau lembaga seperti sekolah yang penulisan surat ini bisa ditujukan kepada murid, guru, maupun wali murid. Berikut contoh surat pemberitahuan dari sekolah untuk wali murid.
| TAMAN KANAK-KANAK
AL-FTHROH Jln. Letkol Subadri No. 97 Ngangkrik, Triharjo, Sleman, Yogyakarta 55514 No. : /TKAF/SLM/IX/2019 Hal : Pemberitahuan Kepada Yth. Bapak atau ibu orang tua wali murid TK AL-FTHROH Assalamualaikum Wr. Wb. Alhamdulillahirobbil’aalamiin, puji syukur senantiasa kita panjatkan kehadirat Allah SWT atas segala nikmat yang dilimpahkan-Nya. Sholawat serta salam selalu tercurah pada Nabi Muhammad Saw. Bersama surat ini, kami membwritahukan hal-hal yang berkenaan dengan kegiatan yang bekerjasama dengan IGTKI Kecamatan Sleman sebagai berikut:
Demikian pemberitahuan yang dapat kami sampaikan, atas perhatian bapak atau ibu kami ucapkan banyak terima kasih. Wassalamu’alaikum Wr. Wb. NB : Apabila tidak mengikuti acara menonton Ikan Lumba-lumba maka anak hanya perlu membayar biaya Finger Painting. Sleman, 17 Sepetmber 2019 Kepala TK AL-FTHROH Susanti Indrawati, S. PD. AUD. |
Contoh Surat Pemberitahuan dari Koperasi Simpan Pinjam
Di bawah ini merupakan salah satu contoh dari surat pemberitahuan yang dikeluarkan oleh koperasi simpan pinjam dalam menindak karyawannya.
| KOPERASI SIMPAN PINJAM
‘SUMBER REJEKI’ Badan hukum no. 124/BH/II/1972 Tanggal 21 November 2006 Kantor Pusat : Jln. Raya Magelang km 13 Sleman, Yogyakarta 55514 Lampiran : 1 lampiran Perihal : Surat Pemberitahuan Kepada Yth :
Dengan hormat, Sehubungan dengan diterbitkannya surat ini, kami sebagai direktur utama KSP Sumber Rejeki, Sleman – Yogyakarta. Memberitahukan kepada Bpk. Ahmad Yulianto selaku pemimpin perusahaan CV. Mulya Dadi, Sleman. Bahwa keberadaan surat ini kami buat dan kami tujukan kepada Bapak untuk disampaikan kepada saudara Purnomo selaku karyawan bapak. Berdasarkan pengawasan dan pengevaluasian hasil kerja saudara Heru selama menjabat sebagai agen operasional atau AO di koperasi dan karena tidak adanya loyalitas serta kurangnya rasa tanggung jawab terhadap tugas dan amanah yang dipercayakan oleh KSP. Setelah kami menimbang melalui berbagai aspek dan pandangan, maka dengan sangat hormat dan juga permintaan maaf. Kami selaku pengelola KSP Sumber Rejeki di kantor pusat tidak bisa mempertimbangkan kembali saudara Purnomo untuk tetap menjadi karyawan di koperasi kami. Demikian surat pemberitahuan ini kami buat terkait keputusan penonaktifan karyawan Nama : Purnomo Jabatan : Agen Operasional Atas perhatiannya akan surat ini, kami sampaikan terima kasih dan permintaan maaf sebesar-besarnya. Dimohon untuk pengertiannya terhadap keputusan kami. Hormat Kami KSP Sumber Rejeki |
Contoh Surat Pemberitahuan dari Perusahaan kepada Karyawan
Bukan hanya instansi pemerintah saja, perusahaan pun bisa mengeluarkan surat pemberitahuan yang ditujukan kepada karyawannya terkait acara yang akan berlangsung di perusahaan tersebut. Contoh suratnya sebagai berikut.
| CV. GUBUK RENJANI
Web & IT Solution Jln. Monjali, Sinduadi, Mlati, Sleman, Yogyakarta 55284 Gubukrenjani.com Nomor : xx/xxx/xx/2018 Perihal : Pemberitahuan Kegiatan Family Gathering Kepada Yth. Seluruh Karyawan CV. Gubuk Renjani Dengan hormat, Sehubungan dengan akan berakhirnya periode kerja pada tahun 2018, diberitahukan kepada seluruh karyawan CV. Gubuk Renjani bahwa akan dilaksanakan kegiatan Family Gathering. Kegiatan tersebut merupakan kegiatan berkumpul bersama seluruh karyawan CV. Gubuk Renjani dan keluarganya dalam rangka mempererat tali silaturahmi antar karyawan yang merupakan keluarga besar CV. Gubuk Renjani. Wegiatan tersebut akan dilaksakan pada : Hari : Sabtu dan Minggu Tanggal : 31 Desember 2018 dan 1 Januari 2019 Tempat : Kawasan Wisata Bandungan Seluruh biaya transportasi, akomodasi, dan konsumsi akan ditanggung oleh perusahaan. Untuk itu, diharapkan seluruh karyawan sudah berkumpul pada hari Sabtu, tanggal 31 Desember 2018, pukul 08.30 WIB di kantor dengan membawa serta anggota keluarga dan keperluan masing-masing. Demikian surat pemberitahuan ini, kami harapkan partisi dari seluruh karyawan untuk mengikuti dan kesuksesan acara tersebut. Sleman, 20 Desember 2018 Danang Sutawijaya |
Contoh Surat Pemberitahuan dari Organisasi
Surat pemberitahuan ini diterbitkan oleh suatu organisasi untuk memberitahukan informasi penting terkait kegiatan di dalam halalbihalal. Seperti akan diadakannya baksos. Kalau Anda sedang mencari contoh surat pemberitahuan ini, bisa di lihat contohnya di bawah ini.
| ORGANISASI SISWA INTRA SEKOLAH (OSIS)
SMA N 1 JAYA Jalan Manokwari no. 5 Papua Nomor : 009/OSIS/SMANJ/2019 Hal : Pemberitahuan Kepada Yth.
Di tempat Dengan hormat, Sehubungan dengan berakhirnya bulan ramadhan dan masuknya bulan Syawal, kami selaku OSIS SMA N 1 JAYA akan mengadakan acara halalbihalal di lingkungan sekolah. Kegiatan ini akan diselenggarakan pada : Hari dan tanggal : Senin, 07 Juli 2019 Waktu : 08.00 sampai selesai Tempat : Aula Sekolah SMA N 1 JAYA Sehubungan dengan hal tersebut, kami selaku panitia halalbihalal SMA N 1 JAYA memberitahukan kepada seluruh bapak dan ibu guru, serta murid tercinta SMA N 1 JAYA untuk hadir dalam acara halalbihalal tersebut. Demikian surat ini dibuat dan diedarkan, kami ucapkan terima kasih atas perhatian dan kehadirannya. Ketua OSIS SMA N 1 JAYA Agus Wahyu |
Contoh Surat Pemberitahuan Adanya Penerimaan Tenaga Kerja Baru
Surat pemberitahuan juga bisa berupa pengumuman, salah satunya adalah pemberitahuan akan adanya pembukaan untuk tenaga kerja baru. Tentunya, pemberitahuan ini lebih spesifik dengan tujuan tenaga yang masuk lebih berpengalaman dan dapat diandalkan. Apalagi biasanya, tenaga yang disasar adalah tenaga yang sudah bekerja di perusahaan tersebut untuk direkrut kembali menempati posisi baru.
| KEMENTERIAN RISET, TEKNOLOGI DAN PENDIDIKAN TINGGI (KEMRISTEK PT)
UNIVERSITAS ISLAM YOGYAKARTA Bulaksumur, Caturtunggal, Depok, Sleman, Yogyakarta Nomor : xxxx/xxx/xxx/2015 Lampiran : 1 (satu) lembar Hal : Pemberitahuan Penerimaan Pegawai Non PNS Yth :
Di lingkungan Universitas Islam Yogyakarta Dalam rangka memenuhi kebutuhan akan sumber daya manusia atau SDM di lingkungan Universitas Islam Yogyakarta dengan ini kami beritahukan bahwa kami akan melakukan Penerimaan Pegawai Non PNS Universitas Islam Yogyakarta tahun 2016 dengan kualifikasi :
Ada pun berkas lamaran ditujukan kepada Rektor Universitas Islam Yogyakarta dan diserahkan ke Bagian Kepegawaian. Demikian pemberitahuan ini kami sampaikan, kami haturkan atasterima kasih atas perhatian dan kerjasamanya. a.n. Rektor Wakil Rektor Bidang Tata Kelola dan Sumber Daya Sapto Wahyu, S. H., M. Hum. NIP *** Tembusan : Rektor Universitas Gadjah Mada |
Contoh Surat Pemberitahuan Kegiatan Karang Taruna
Setiap organisasi pasti memiliki manajemennya sendiri, termasuk karang taruna. Saat akan mengadakan kegiatan pun, agar kegiatannya mampu berjalan dengan sukses, tentu membutuhkan partisipasi dan dukungan yang besar dari masyarakat. Salah satu cara agar masyarakat tahu akan kegiatan yang diadakan oleh karang taruna adalah dengan diedarkannya surat pemberitahuan ke perangkat desa seeperi RT dan RW untuk kemudian diumumkan ke warga.
| KARANG TARUNA WARGA RW 1
KELURAHAN MANIS KECAMATAN KALAMAYA KOTA DEPOK DKI JAKARTA Sekretariat : Jln. Kenanga no. 4 telp. xxx xxxxxx Mobile xxxx xxxx xxxx Depok, 2 Juli 2018 No. : 012/KTR1/DKIJ/VI/2018 Lampiran : – Hal : Pemberitahuan Kegiatan Yth. Bapak atau Ibu Lurah Kelurahan Manis Kota Depok Jalan Raya Anggrek no. 15 Dengan hormat, Dalam eangkat memperingati Hari Ulang Tahun Republik Indonesia yang ke 72, kami selaku pemuda-pemudi RW 1 Kelurahan Manis Kecamatan Kalamaya yang tergabung dalam organisasi kepemudaan bersama Karang Taruna akan mengadakan acara pentas seni yang akan diselenggarakan pada : Hari dan Tanggal : Rabu, 17 Agustus 2019 Waktu : 08.00 sampai selesai Tempat : Lapangan Rakyat RW 1 Kelurahan Asem Sehubungan dengan kegiatan tersebut yang akan kamu selenggarakan, maka kami atas nama pemuda dan pemudi warga RW 1 Kelurahan Manis yang tergabung dalam organisasi Karang Taruna memberitahukan kepada Bapak atau Ibu Lurah Kelurahan Manis mengenai kegiatan acara pentas seni yang akan kami selenggarakan. Demikian surat pemberitahuan mengenai kegiatan karang taruna RW 1 ini kami sampaikan. Atas perhatian bapak atau ibu, kami sampaikan banyak terima kasih. Hormat Kami Ketua Karang Taruna Bagus Jiwo |
Contoh Surat Pemberitahuan Adanya Kenaikan Harga
Anda seorang produsen? Tetapi bingung bagaimana menyampaikan kepada pelanggan Anda terkait kenaikan harga yang terjadi? Buat saja surat pemberitahuan yang bisa Anda kirimkan ke pimpinan toko atau kepala pemasaran. Sehingga, Anda tak perlu repot-repot lagi menjelaskan satu per satu terkait kenaikan harga ini kepada konsumen Anda. Pemberitahuan ini juga bisa loh untuk dipasang seorang pemilik toko di tokonya.
| MM JAYA
Jalan Kasihan no. 2 Mataram, Sulawesi Tengah Telp. xxxx xxxx xxxx Website : mmjaya.com Nomor : 001/MMJ/MST/2018 Lampiran : 1 (satu) lembar Hal : Pemberitahuan Kenaikan Harga Kepada Yth Pimpinan PT AlfaMert Jalan Sukses no. 20 Sulawesi Dengan hormat, Berkaitan dengan biaya produksi yang semakin meningkat akibat dari kenaikan harga bahan baku dan bahan bakar yang digunakan untuk produksi. Melalui surat pemberitahuan ini kami bermaksud menyampaikan dua hal. 1. Kami ingin memberitahukan bahwa seluruh produk kami akan mmemgalami kenaikan harga sebesar 5-10% dari harga sebelumnya. 2. Kami juga melampirkan daftar harga terbaru dari seluruh produk yang harga tetapnya akan diterapkan per tanggal 31 Juni 2017. Demikian surat pemberitahuan mengenai kenaikan harga produk yang kami tulis. Mohon untuk dipahami dan dimaklumi demi kebaikan bersama. Kami haturkan terima kasih atas perhatiannya. Sulawesi, 25 Juni 2017 Kepala Bagian Pemasaran Tofan Ahmad Husein |
Contoh Surat Pemberitahuan Undangan Rapat
Saat Anda akan mengadakan rapat untuk membahas sesuatu dan membutuhkan orang-orang tertentu yang berkompeten. Maka Anda bisa membuat surat pemberitahuan yang kemudian dikirimkan kepada yang bersangkutan untuk menghadiri rapat tersebut.
| PT AlfaMert
Perumahan Baru Asik Blok A no. 02 Jalan Raya Sukses no. 20 Sulawesi Telp. xxx xxxxxx Nomor : 055/AM/xxx/2016 Hal : Pemberitahuan Undangan Rapat Yth.
Di tempat Dengan hormat, Sehubungan dengan akan diadakannya acara peresmian cabang perusahaan baru, maka bersama surat ini kami mengundang seluruh jajaran manajer PT AlfaMert untuk hadir dalam rapat persiapan yang akan dilaksanakan pada : Hari dan tanggal : Jumat, 2 Mei 2016 Waktu : 09.30 – 11.30 WIT Tempat : Ruang Rapat PT AlfaMert Demikian pemberitahuan undangan ini kami buat dan sampaikan, mengingat pentingnya acara tersebut. Maka kami mohon dengan sangat kesediaan kehadirannya tepat pada waktunya. Kami ucapkan terima kasih atas perhatian dan partisipasi bapak dan ibu dalam rapat PT AlfaMert. Sulawesi, 25 April 2016 Hormat Kami Manajer Jaringan Kerja PT AlfaMert Tembusan : Seluruh Jajaran Manajer PT AlfaMert |
Contoh Surat Pemberitahuan dari RT Terkait Kegiatan Kerja Bakti
Ketua RT tempat tinggal Anda juga kadang mengeluarkan surat pemberitahuan terkait kegiatan bersama warga. Beberapa kegiatan kebersamaan warga yaitu halalbihalal, kerja bakti, dan lain sebagainya. Biasanya, surat pemberitahuan ini akan diletakkan di tempat-tempat strategis seperti pos ronda, mushola, dan tempat-tempat lainnya.
| PEMERINTAH KABUPATEN SEMARANG
KABUPATEN MANGKANG BARAT DESA RANDU GARUT Nomor : 3/xxx/xxx/2019 Hal : Pemberitahuan Yang Terhormat Warga Desa Randu Garut Di tempat Dengan hormat, Sehubungan dengan adanya edaran dari Komando Distrik Militer atau KODIM 003 terkait dengan penyelenggaraan kegiatan kerja bakti serta bakti sosial atau baksos dalam rangka hari ulang tahun KODAM II Diponegoro yang ke 45, serangkaian acara tersebut turut dilaksanakan dalam kegiatan tersebut. Seperti bantuan paket sembako murah, pelayanan kesehatan gratis, serta kerja bakti di area sekitar markas KODAM. Rangkaian acara tersebut akan dilaksanakan pada : Hari atau tanggal : Jumat 29 Agustus 2018 Waktu : 08.00 sampai selesai Tempat : Markas KODAM II Diponegoro Untuk itu, diberitahukan kepada seluruh warga desa Randu Garut, supaya turut memeriahkan acara tersebut dengan kehadirannya dalam acara. Demikian kami sampaikan pemberitahuan ini, atas perhatian serta partisipasi kami ucapkan terima kasih. Hormat Kami Ketua RT Randu Garut |
Sebenarnya, membuat surat pemberitahuan itu mudah. Namun, isi dari surat pemberitahuan harus benar-benar diperhatikan agar tidak menimbulkan kesalahan persepsi oleh pembacanya. Selain itu, penulis harus memperhatikan aturan dari setiap instansi yang menerbitkan surat pemberitahuan. Ikuti aturan dan jangan sampai menyalahinya.
Baca juga: 22 Contoh Surat Resmi Dengan Berbagai Macam Bentuk Penulisan
Demikian informasi terkait contoh surat pemberitahuan yang bisa Anda jadikan referensi serta rujukan untuk membuat surat pemberitahuan. Semoga bermanfaat.