6 Contoh Surat Pengiriman Pembayaran Standar Perusahaan Terbaru

Meskipun sekarang ini sudah jaman modern, namun peran dari surat tetap menduduki sebagai peran yang penting dalam media komunikasi. Di sebuah instansi, surat dijadikan sebagai media komunikasi resmi atau formal. Melalui contoh surat pengiriman pembayaran di bawah ini, Anda dapat mengetahuinya lebih rinci lagi.

Pada umumnya, sistematika dalam penulisan surat masih menggunakan tata bahasa baku dan kaidah penulisan tertentu. Bentuk surat yang sering kali digunakan dalam suatu perusahaan pun juga sangat beragam. Salah satunya seperti contoh surat pengiriman pembayaran yang akan dibahas dalam artikel ini.

Apa itu surat pengiriman pembayaran?

Surat pengiriman pembayaran merupakan surat yang sengaja dibuat oleh pihak pembeli untuk pihak penjual. Sudah ada banyak contoh surat pengiriman untuk pembayaran yang bisa Anda jadikan sebagai acuan.

Di dalam surat pengiriman pembayaran harus berisi hal-hal penting yang dibutuhkan, seperti menyatakan bahwa barang telah diterima dengan baik, memberikan penjelasan mengenai tata cara dalam pembayarannya, menyatakan kesan dalam memelihara hubungan yang saling menguntungkan.

Fungsi surat pengiriman pembayaran

Surat pengiriman pembayaran memiliki peran yang begitu sangat penting. Meskipun perbedaannya pun tidak terlalu jauh berbeda dengan jenis surat yang lainnya, namun setidaknya Anda bisa membedakan fungsi setiap surat. Berikut ini fungsi dari surat pengiriman pembayaran, yaitu:

1. Surat pengiriman pembayaran memberitahukan kepada pihak produsen, bahwa barang sudah diterima dengan baik atau justru sebaliknya.
2. Surat pengiriman pembayaran dapat digunakan sebagai acuan dalam melakukan pengecekan pada barang pesanan.
3. Surat pengiriman pembayaran digunakan sebagai bukti pembayaran barang yang telah dipesan.
4. Surat pengiriman pembayaran bisa menyakinkan kepada produsen bahwa barang yang dipesan sesuai dengan permintaan.

Itulah fungsi dari Surat pengiriman pembayaran yang memang harus diketahui oleh para pelaku bisnis, khususnya dalam perniagaan. Apabila Anda belum mengetahui tata cara dalam membuatnya, maka Anda bisa mulai belajar mengetahui beberapa jenis surat beserta contoh surat pengiriman pembayaran.

Hal yang harus diperhatikan saat menulis surat pengiriman pembayaran

Ketika Anda ingin membuat surat pengiriman pembayaran, ada bagian terpenting yang memang harus diperhatikan seperti:

Kop Surat

Kop surat digunakan sebagai pengiriman yang begitu sangat penting. Sedangkan untuk KOP surat memberikan tanda identitas dari perusahaan Anda. Pastikan bahwa penulisan KOP Surat dibuat dengan baik dan benar. Hindari terjadi kesalahan dalam penulisannya.

Nomor Surat

Kegunaan dari nomor surat membuktikan bahwa surat yang Anda kirimkan tersebut asli dan nyata dikeluarkan oleh pihak perusahaan. Nomor surat ini sangat penting untuk diperhatikan dengan baik agar tidak terjadi kesalahan.

Nama dan Alamat

Penerima surat Poin ketiga yang harus diperhatikan dengan baik yaitu perihal mencantumkan nama dan alamat penerima pesan itu sendiri. Mencantumkan nama dan alamat untuk penerima surat dapat mencegah terjadinya kekeliruan penerima. Bagian perihal, menunjukan hal-hal yang dapat dibahas pada surat.

Rincian Pesanan dari Konsumen

Rincian pesan dari konsumen memiliki kegunaan untuk melakukan pengecekan dan memastikan bahwa barang pesanan dari konsumen sudah benar-benar sesuai.

Waktu Pembayaran

Mencantumkan waktu pembayaran berguna untuk memberikan kepastian kepada pihak produk

Hal yang harus dihindari saat menulis surat pengiriman pembayaran

Menulis surat tidak hanya sekedar menulis, akan tetapi suatu perusahaan telah menetapkan standar penulisan surat. Ada baiknya jika Anda melihat contoh surat pengiriman pembayaran yang baik dan benar sebagai acuan. Ada beberapa hal yang harus Anda hindari pada saat membuatnya, diantaranya:

1. Bahasa yang tidak jelas

Sangat tidak dianjurkan bagi Anda untuk membuat surat pengiriman pembayaran yang tidak jelas. Artinya surat yang Anda buat tidak membuat penerima paham. Sehingga hindari penyampaian pesan dengan bahasa yang tidak jelas.

Sangat disarankan bagi Anda untuk membuat surat dengan bahasa yang lugas dan jelas. Jangan menggunakan bahasa yang berbelit-belit agar penerima surat tidak bingung. Sampaikan maksud surat Anda dan buatlah sesingkat mungkin dan sejelas mungkin.

Penggunaan bahasa yang terlalu tinggi juga menjadi kesalahan yang dapat berpengaruh pada reputasi perusahaan. Gunakan bahasa yang sederhana dan sesuaikan dengan penerima surat.

2. Tidak menggunakan nada yang jelas

Kepribadian surat atau nada bisa membantu pengirim surat untuk mendapatkan respon yang positif. Nada surat yang tidak jelas membuat pembaca tidak bisa memahami dengan baik surat yang Anda kirimkan.

Nada surat dalam bisnis harus ramah dan sopan agar penerima surat bisa memahaminya. Pemberian nada pada surat pada biasanya terletak pada awal surat. Sebagai contoh yaitu menetapkan respon pribadi atau menghubungkan kerja sama kepada para penerima pesan.

3. Tidak fokus pada perhatian

Kesalahan dalam pembuatan surat pengiriman pembayaran yang ketiga yaitu tidak fokus pada isi surat. Pengirim surat harus bisa memfokuskan isi surat pada perhatian penerima.

4. Isi Surat terlalu panjang

Surat yang terlalu panjang memang tidak dianjurkan dalam pembuatan surat resmi. Penerima surat yang terlalu panjang tidak akan terlalu diperhatikan, buatlah surat dengan isi yang padat dan singkat. Dengan demikian, langsung utarakan apa maksud dari surat Anda tersebut.

Sebelum lanjut, mungkin anda bisa baca Surat Perjanjian Kerja Lengkap dan Benar

Untuk memudahkan pembaca dalam mengetahui isi pesan surat, maka pada paragraf pertama Anda dapat memulai diskusi sesuai pada tujuan. Dengan kejelasan dan perencanaan yang ada di dalam surat akan lebih membatasi panjang surat.

Contoh surat pengiriman pembayaran dalam bahasa inggris beserta artinya

Jika Anda masih merasa bingung bagaimana contoh surat pengiriman pembayaran, maka Anda dapat mengetahui contoh dari surat pengiriman pembayaran dalam bentuk bahasa inggris dan artinya, yaitu:

 

Contoh surat pengiriman pembayaran Bahasa Indonesia

Contoh surat pengiriman pembayaran barang

Surat pengiriman pembayaran barang adalah surat yang sengaja dibuat dan dikirim pihak pembeli kepada pihak penjual sebagai pemberitahuan pada penjual perihal barang yang dipesan sudah diterima pembeli dan untuk pembayaran akan dilakukan segera sesuai kesepakatan bersama.

Contoh Surat Pengiriman Pembayaran Bentuk Lurus

Surat bentuk lurus atau sering kali disebut sebagai block style memiliki kemiripan dengan bentuk surat lurus penuh. Akan tetapi perbedaannya terletak pada bagian penempatan dalam penulisan tanggal surat, nama penandatangan, nama jabatan dari penanda tangan yang ditempatkan dibagian kanan surat dan salam penutup.

Untuk penulisan nomor surat, alamat tujuan, salam pembuka surat, tembusan dan lampiran diletakan pada margin kiri. Pada awal alinea surat berbentuk block style dan dimulai dari margin kiri. Supaya lebih jelasnya, Anda dapat mengetahuinya melalui contoh surat pengiriman pembayaran bentuk lurus berikut ini:

Surat pengiriman pembayaran bentuk lurus memiliki tata letak seperti kerangka yang ada di

Keterangan kerangka surat yaitu sebagai berikut:

1. Kepala Surat
2. Nomor Surat
3. Tanggal dan Tahun Surat
4. Alamat yang ingin dituju
5. Perihal Salam Pembuka
6. Isi Salam penutup
7. Nama perusahaan/instansi yang mengeluarkan surat
8. Nama terang penandatangan
9. Jabatan penandatangan
10. Lampiran surat
11. Tembusan
12. Inisial pengetik atau pengonsep surat

Contoh surat pengiriman pembayaran bentuk indented style

Surat dalam bentuk indented style atau surat bentuk lekuk hampir sama dengan bentuk surat setengah lurus. Pada surat bentuk lekuk memiliki penulisan pada bagian alamat tujuan di tulis bergerigi. Hal ini memiliki arti bahwa pada bagian baris pertama penulisan surat dengan bentuk lekuk dimulai dari bagian margin kiri.

Pada bagian baris kedua menjorok masuk dengan 5 hentakan. Pada baris selanjutnya masuk lagi dengan lima hentakan, begitu juga seterusnya. Pada surat lekuk ini memiliki ciri khas yang bisa dilihat dari segi karakter pengetikan tanggal dan tempat, penutup, nama dan jabatan.

Bagian ini diketik di sebelah kanan. Untuk isi surat pada setiap pergantian alenia baru, untuk pengetikannya dapat masuk ke dalam dengan 5 hentakan. Bentuk dari surat lekuk ini cocok digunakan untuk surat yang memiliki alamat singkat.

Tidak semua jenis surat bisa menggunakan surat bentuk indented style. Untuk lebih jelasnya lagi, maka Anda dapat mengetahui contoh surat pengiriman pembayaran dalam bentuk Indented Style.

Berikut ini kerangka surat berbentuk lurus yang dapat Anda jadikan sebagai acuan

Keterangan dari kerangka surat yatu:

1. 1. Kepala Surat atau KOP
   2. Nomor Surat Tanggal dan tahun
   3. Alamat instansi yang ingin dituju
   4. Perihal Salam pembuka
   5. Isi
   6. Salam penutup
   7. Nama instansi
   8. Nama pihak penandatangan
2. Jabatan pihak penandatangan
3. Lampiran
4. Tembusan
5. Inisial pembuat surat

Tata cara menulis surat dengan bentuk indented style yaitu sebagai berikut:

1. Pada baris pertama yaitu alamat yang ingin dituju di mulai pada bagian garis kiri pinggir
2. Pada baris kedua, yaitu nama jalan beserta nomor dapat dimulai dengan 5 ketukan dari pinggir kiri.
3. Untuk baris berikutnya, yaitu nama kota harus dimulai dengan 10 ketukan dari pinggir kiri.
4. Untuk setiap alinea harus dimulai dengan 5 ketukan dari pinggir kiri.

Bentuk surat indented style memang tidak jauh beda dengan surat setengah lurus. untuk mengetahui letak perbedaanya, Anda dapat melihat kerangka surat setengah lurus berikut. Anda bisa membandingkan perbedaan diantara keduanya.

Berikut ini keterangan dari kerangka surat setengah lurus:

1. KOP surat
2. Nomor surat
3. Tanggal dan tahun surat
4. Alamat instansi yang ingin dituju
5. Perihal/hal
6. Salam pembuka surat
7. Isi surat
8. Salam penutup surat
9. Nama perusahaan atau instansi
10. Nama penandatangan
11. Jabatan pihak penandatangan
12. Lampiran surat
13. Tembusan
14. Inisial pembuat surat

 

Contoh Surat Pengiriman Pembayaran Cash On Delivery

surat pengiriman pembayaran cash on delivery merupakan metode pembayaran atas pemesanan secara tunai ketika pesanan sudah tiba di tempat tujuan. untuk pembayaran ini dilakukan secara tunai kepada kurir yang telah mengantarkan barang pesanan. Contoh surat pengiriman pembayaran cash on delivery dapat Anda lihat seperti berikut ini:

Rekomendasi untuk anda: Contoh Surat Penagihan yang Baik dan Benar

Di dalam suatu perusahaan, surat memiliki peran yang sangat penting, yakni sebagai media komunikasi. Sedangkan dalam dunia bisnis, surat memiliki banyak jenis dan macamnya serta fungsi yang dimilikinya pun juga tidaklah sama. Dengan mengetahui contoh surat pengiriman pembayaran yang ada di atas, maka Anda dapat membuat surat pengiriman sesuai dengan standar perusahaan